¿Qué es la factura electrónica?
La factura electrónica es un equivalente funcional a una factura en papel y avala la compra-venta de un bien o el préstamo de un servicio, que le permite al contribuyente comprobar sus ingresos y egresos. Es un documento clave para la declaración de impuestos, ya que a través de ella la DIAN puede reembolsar los impuestos correspondientes a los contribuyentes.
Además, es una solución ideal para facilitar el manejo de las facturas dentro de una empresa, puesto que por medio de esta tecnología pueden emitir y guardar documentos de forma digital, aportando nuevas condiciones de seguridad que mejoran el proceso basado en el intercambio de documentos físicos.
Una factura es el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario receptor (el comprador). Tradicionalmente, es un documento en papel, cuyo original debe ser archivado por el receptor de la factura. Habitualmente el emisor de la factura conserva una copia o la matriz en la que se registra su emisión.
La factura electrónica es el equivalente digital y evolución lógica de la tradicional. A diferencia de esta, se emplean soportes informáticos para su almacenamiento en lugar de un soporte físico como es el papel.
Una factura electrónica se construye en 2 fases:
- Se crea la factura tal y como se ha hecho siempre y se almacena en un fichero de datos.
- Posteriormente, se procede a su firma con un certificado digital o electrónico propiedad del emisor que cifra el contenido de factura y añade el sello digital a la misma.
Una factura Electrónica garantiza:
- Que la persona física o jurídica que firmó la factura es quien dice ser (autenticidad).
- Que el contenido de la factura no ha sido alterado (integridad).
¿Quiénes deben emitir factura electrónica?
Los sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta, se clasifican de acuerdo a la actividad económica principal inscrita en el Registro Único Tributario, RUT, y, por lo tanto, entrarían en el grupo de los seleccionados por la DIAN para expedir factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, según el calendario de implementación establecido por la administración de impuestos (DIAN, Res. 42/2020, art. 20).
Los obligados a expedir factura electrónica de venta, así como notas de débito y crédito, y demás documentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta de conformidad con los requisitos, características, condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la administración tributaria, se denominarán facturadores electrónicos.
¿Quiénes son los sujetos obligados a facturar electrónicamente?
- – Los responsables del impuesto sobre las ventas, IVA (personas naturales o jurídicas que comercialicen productos o presten servicios gravados).
- – Los responsables del impuesto nacional al consumo (personas naturales o jurídicas prestadores de servicios de restaurante, cafetería, bares, discotecas, servicios de telefonía móvil, internet, navegación de datos, automóviles tipo familiar y camperos, entre otros), salvo que las personas naturales cumplan la totalidad de las condiciones establecidas para ser no responsables del impuesto nacional al consumo.
- – Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes (personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles), ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la DIAN.
- – Los comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.
- – Los tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del IVA.
- – Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación – simple.
¿Qué se necesita para realizar una factura electrónica?
Requisitos previos a realizar una factura electrónica
- – RUT actualizado: tanto de la empresa (Persona Jurídica) como de los representantes legales (Personas naturales).
- – Tener acceso al correo electrónico registrado en el RUT: esto aplica para las empresas como para los representantes legales y personas naturales que facturan directamente.
- – Contar con un certificado de firma digital autorizado por la ONAC
- – Disponer de un computador y/o dispositivo electrónico con acceso a internet: una vez realizado el registro, para el proceso de habilitación se recomienda hacerlo por medio de un computador, y tener las ventanas emergentes habilitadas en el navegador de internet. (Una vez registrado puede generar sus facturas electrónicas, a través del software gratuito en su celular, tableta o dispositivo electrónico).
- – Tener habilitado el instrumento de firma electrónica de la DIAN – IFE para autorizar los rangos de numeración de factura electrónica.
¿Qué se necesita para hacer una factura electrónica?
- – Software de Facturación Electrónica como Siigo.
- – Certificado de firma digital: este dispositivo se debe adquirir con una de las entidades certificadoras autorizadas en Colombia por la ONAC. Es obligatorio firmar las facturas de manera electrónica para garantizar la autenticidad e integridad de las mismas.
- – Dispositivo: PC, Tablet, celular.
- – Conexión a internet.
Principales beneficios de la factura electrónica.
Los beneficios que la facturación electrónica aporta al mundo PyME son diversos y alcanzan distintas áreas de cada empresa.
Analizando a lo largo y ancho de cada negocio y el ecosistema de empresas colombianas en general, su administración tributaria y sistema de pagos a proveedores y empleados, destacamos los principales puntos en los que emitir facturas electrónicas aporta ventajas.
- Es más económico facturar electrónicamente, según un estudio realizado por el Centro Interamericano de Administraciones Tributarias, CIAT. Los ahorros pueden representar hasta un 80% de los gastos con respecto a la gestión de las facturas en papel.
- Facilita las transacciones entre los empresarios y mejora el relacionamiento en aspectos como la reducción de costos de envío y la recepción de facturas, así como el seguimiento del estatus de la transacción.
- Centraliza y automatiza la recepción de facturas a través de procesos electrónicos que ahorran tiempo y costos y al mismo tiempo evitan errores e inconvenientes.
- Mejora la gestión de cartera al poder hacer seguimiento a cada documento y a los diferentes hitos como: la recepción, rechazo o aceptación; además brinda la posibilidad de obtener reportes y alertas permanentes.
- Simplifica la gestión documental de archivo, recuperación y mantenimiento de los documentos al estar siempre disponibles en línea, en formato electrónico y con pleno valor probatorio.
- Al ser validada por la DIAN, se garantiza que cumple con los requisitos necesarios para tener efectos fiscales, para el facturador y sus clientes.
- Permite que la DIAN pueda mejorar los servicios a los contribuyentes como en el caso de las devoluciones de impuestos.
- Es amigable con el medio ambiente, al disminuir el uso del papel.
- Mejora la competitividad del país.
Existen varias herramientas que te ayudarán a iniciar tus pasos en la emisión de facturas electrónicas, varias de ellas con opciones gratuitas, u ofreciendo varios planes ajustados al tamaño y necesidades de tu empresa.
En Payana nos encargamos de fortalecer la pata de administración, ejecución y conciliación de pagos para PyMEs, sincronizando nuestras herramientas a las de plataformas de facturación electrónica en la nube como Siigo permitiendo ahorrar tiempo y dinero.
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