Términos y condiciones

BITUBI COLOMBIA S.A.S. con NIT 901601035-5 domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C. (el “Acreedor”), ofrece sus servicios de tecnología, los cuales son contratados por aquella persona jurídica que se suscriba a los mismos (el “Deudor”). Como parte de estos servicios, el Acreedor tiene la facultad de aceptar la solicitud de crédito del Deudor, y le ha otorgarle un préstamo bajo la modalidad de crédito comercial (el “Crédito”). La relación entre las partes, Deudor y Acreedor, como también el crédito, se rige por los siguientes términos y condiciones:

Capital Aprobado: Es aquella cantidad de pesos colombianos en forma de cupo de crédito que el Acreedor ha decida otorgar al Deudor. El Deudor se obliga a pagar el capital al Acreedor en los términos y condiciones de este documento, del Pagaré y de cualquier otro documento relacionado con este Crédito.

Utilización del Crédito: El Deudor podrá solicitar la utilización del capital aprobado como cupo de crédito y requerirlo al Acreedor a través de la plataforma electrónica dispuesta por el acreedor, (“Payana”). El Deudor podrá hacer utilizaciones del capital, podrá utilizar el capital aprobado hasta la concurrencia de su monto total, y podrá hacer nuevas utilizaciones de este, en tanto haga las amortizaciones y pagos establecidos en este documento.

Plazo general: El plazo del Crédito inicia con la fecha de su suscripción, y finaliza en la fecha en la que el Acreedor decida no poner a su disposición el capital para hacer utilizaciones. El Acreedor es libre de determinar si continúa o no manteniendo la disponibilidad del Crédito al Deudor, por lo que con la sola notificación del Acreedor al Deudor de que ha decidido cesar la disponibilidad del Crédito, la relación contractual mutuaria entre las partes terminará.

Plazo para el pago de las utilizaciones de capital e intereses: El Deudor se obliga a pagar las utilizaciones del cupo del Crédito en una sola cuota, incluyendo su capital e intereses, a más tardar al primer (1er) día hábil siguiente a la fecha en la que realizó el desembolso de la utilización del cupo del Crédito. El Deudor se obliga a pagar las utilizaciones del Crédito al Acreedor sin lugar a requerimiento previo, haciendo uso de los mecanismos de pago y recaudo indicados en este documento. El Deudor quedará obligado a la amortización y pago del Crédito en los términos de este documento y el Pagaré, desde la fecha de su desembolso, independientemente de los mecanismos usados para el desembolso, o los receptores de conformidad con las instrucciones irrevocables del Deudor, por lo que, realizado de conformidad con estas, se considerará un desembolso correctamente realizado, y que no podrá ser rechazado por el Deudor.

Uso de los recursos: El uso del capital, a través de las utilizaciones que haga el Deudor será exclusivamente para el pago de las facturas de venta de bienes y servicios, producto de operaciones comerciales, que el Deudor le instruya irrevocablemente al Acreedor, en los términos de este documento.

Desembolso e instrucción de pago irrevocable: Junto con el requerimiento o solicitud de una utilización del cupo del Crédito el Deudor autorizará e instruirá expresa e irrevocablemente al Acreedor para que desembolse la suma de dinero solicitada del capital, exclusivamente para el pago a los proveedores emisores de facturas de ventas o de empleados debidamente registrados bajo la nómina del Deudor. Para lo anterior, el Deudor emitirá una instrucción que será irrevocable desde el momento en el que la emite por mensaje de datos, correo electrónico, o a través de cualquier plataforma tecnológica que el Acreedor ponga a disposición del Deudor. El Deudor debe informar al Acreedor de manera exacta el valor neto a pagar que se instruye irrevocablemente a desembolsar a los proveedores, sus datos y número de cuenta para efecto del desembolso. Adicionalmente, esta instrucción irrevocable de pago deberá ser enviada al Acreedor con el comprobante de pago que realice el Deudor al Acreedor correspondiente al monto de la factura o grupo de facturas a pagar. Si la instrucción irrevocable de pago no está acompañada del comprobante de pago, el Acreedor no interpretará el mensaje de datos o correo electrónico como una instrucción irrevocable de pago. El plazo máximo para que el Deudor realice dicho pago será de un (1) día, sin perjuicio de que el plazo pueda llegar a ser inferior por el lapso de tiempo que sucede entre el desembolso directo a los proveedores del Deudor y el momento en el que el pago del Deudor entra a las cuentas del Acreedor. El Deudor será el único obligado y responsable de hacer el cálculo del valor neto a pagar, debiendo hacer sus propios cálculos de descuentos por retenciones de cualquier impuesto y otros descuentos, y sumando el IVA u otros impuestos aplicable. Se recomienda que el Deudor revise múltiples veces la instrucción irrevocable de desembolso para asegurarse que la ha emitido y calculado de forma correcta en todos sus ámbitos, incluyendo las retenciones, impuestos y valores. El Deudor no podrá revocar ni contraordenar una instrucción irrevocable de desembolso, ni podrá cambiar su destinación desde el momento en el que la emite. Si la sumatoria de los valores de las facturas por pagar que el Deudor instruya al Acreedor pagar es superior al capital disponible del Crédito, el Deudor instruye y faculta expresa e irrevocablemente al Acreedor para que opte por cualquiera de las siguientes alternativas: (i) no hacer el desembolso según la instrucción irrevocable, hasta que el Deudor no la corrija y ajuste, o (ii) hacer el desembolso de las facturas en el orden que aparezcan en la instrucción irrevocable de desembolso, hasta la última factura que pueda pagarse completa con el capital disponible. Adicionalmente, el Acreedor no hará pagos parciales de facturas bajo ninguna circunstancia, y no realizará la revisión de los proveedores en ningún ámbito, ni revisará si las facturas están aceptadas tácita o expresamente ni si los bienes o servicios fueron entregados. Tampoco vigila el correcto uso de los recursos de este Crédito por lo que será el Deudor el responsable y obligado único de hacer dichas revisiones y vigilancia como si fuera este quien estuviere haciendo el pago, y de conformidad con las normas aplicables.

Exoneración de responsabilidad del Acreedor: El Deudor de forma expresa exonera de responsabilidad al Acreedor por los siguientes eventos y circunstancias: (i) por el uso de los recursos del desembolso ni el destino de pago, ya que se sigue la instrucción irrevocable del Deudor, así como tampoco responde por el cálculo del monto de desembolso especificado en el mensaje de datos o electrónico, así como tampoco se realizan cálculos de retenciones o impuestos; (ii) por revisar que las facturas estén aceptadas tácita o expresamente ni si los bienes o servicios fueron entregados, por lo que, frente a esto, responde el Deudor como si hubiera hecho el pago con sus propios recursos; (iii) por el cálculo de los valores netos a pagar, por lo que el Acreedor no hará cálculos de retenciones ni impuestos de ninguna clase; (iv) por la declaración de los impuestos y retenciones aplicables al pago que corresponden exclusivamente al Deudor; (v) por realizar labores contables respecto de las facturas a pagar ni por certificar montos de pago; (vi) por seguir y dar cumplimiento a las instrucciones irrevocables que emite el Deudor para efecto de los desembolsos del Crédito; (vii) por realizar verificaciones ni controles de riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, por lo que el Deudor reconoce y acepta que el Acreedor no llevará a cabo una consulta y verificación en las listas restrictivas de conformidad con las políticas de autocontrol y gestión del riesgo integral de lavado de activos, financiación del terrorismo y otros aplicables al Deudor, respecto de los proveedores y del terceros que el Deudor instruya irrevocablemente a desembolsar el capital disponible del Crédito. El Deudor reconoce que la obligación de dichas revisiones y controles es suya como contratante de tales proveedores; (viii) por los retractos o reversiones aplicables, pues se entiende que las facturas que se pagan corresponden a operaciones comerciales y no de consumo y porque los bienes y servicios que se pagan ya fueron todos recibidos; (ix) por los pagos erróneos, destinatario incorrecto, errores en las cuentas bancarias de destino y los datos de su titular, pagos incompletos, morosos o de mayor valor, ya que el Deudor exonera y libera al Acreedor de la responsabilidad por errores de digitación en el documento de instrucción de desembolso del Crédito; (x) las reclamaciones realizadas por los emisores de las facturas que sean pagadas con los desembolsos por: pagos morosos, o pagos de mayor valor al debido; (xi) como el Acreedor no es fabricante, proveedor, vendedor, comercializador, distribuidor de los productos y servicios comercializados por los proveedores emisores de las facturas que el Deudor pague con el desembolso del Crédito que adquiere, no responderá por fallas, defectos o desperfectos en los productos y servicios adquiridos por el Deudor y pagados con el Crédito, por lo cual no es de su responsabilidad responder por la calidad, seguridad e idoneidad de los productos, ni por las garantías legales o adicionales que sean aplicables según lo disponga el fabricante o el vendedor de este; en este sentido, las inquietudes, peticiones, quejas o reclamaciones relacionadas con la calidad, seguridad e idoneidad de los productos, o relacionada con los servicios adquiridos, el ejercicio de garantías de cualquier índole o solicitud de cancelación o resolución de la venta debe tramitarse directamente con los proveedores; y (xii) la falta de pago de una factura que haya sido instruida por el Deudor, cuando el capital disponible del Crédito no es suficiente para su pago.

Incorporación del Crédito en un pagaré: en caso de que el Acreedor lo solicite, el Deudor se obliga a suscribir el pagaré en blanco con carta de instrucciones a favor del Acreedor. El Deudor irrevocablemente autoriza al Acreedor a completar todos los espacios en blanco conforme la carta de instrucciones del pagaré.

Autorización firma electrónica o digital: El Deudor manifiesta que es plenamente capaz para adquirir obligaciones y ejercer derechos ante el Acreedor. Por lo anterior, el Deudor declara y acepta que el presente documento podrá ser uno electrónico en forma de mensaje de datos, y será suscrito con firma electrónica o digital a través de cualquier aplicación o plataforma de firma digital o electrónica que el Acreedor disponga, que provee un proceso de firma electrónica o digital que garantiza el cumplimiento de los requisitos previstos en la legislación vigente (Ley 527 de 1999, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que la reglamentan). Si la firma electrónica fuera el mecanismo escogido para suscribir este documento, esta cláusula constituye un acuerdo entre las partes para la firma electrónica, lo cual es entendido y aceptado por el Deudor. En consecuencia, el Deudor acepta que mecanismos de autenticación de un solo uso, OTP o cualquier otro mecanismo de autenticación y verificación de identidad, sean utilizados como firma electrónica que permita identificarlo como firmante y aceptante de todos los documentos electrónicos relacionados con la celebración de contratos y/o solicitud de servicios, y en general cualquier otro documento electrónico en favor del Acreedor. Si este documento no pudiera suscribirse electrónica o digitalmente por instrucción del Acreedor, y por tanto no sea un mensaje de datos, el Deudor lo suscribirá de manera autógrafa, en físico y original.

Tratamiento de Datos Personales: (a) El Deudor y el Acreedor respecto a los datos personales que deban ser tratados para efectos de otorgar el Crédito, gestionarlo y/o liquidarlo, se obligan a: (i) Tratar los datos personales a los que se refiere este Contrato, conforme a los principios que los tutelan, (ii) abstenerse de utilizar medios engañosos y/o fraudulentos para recolectar y realizar el tratamiento de datos personales, (iii) realizar el tratamiento de datos personales, exclusivamente, con la finalidad que los titulares de la información hayan autorizado. En caso de que se modifique la finalidad, obtener una nueva autorización del titular, (iv) guardar confidencialidad respecto de los datos personales a los que tengan acceso en desarrollo de la relación comercial. Esta obligación se extiende a todos los funcionarios o colaboradores de las Partes que tengan acceso a tales datos personales, incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el manejo de datos personales. Para el efecto, las Partes harán firmar a cada uno de dichos funcionarios o colaboradores un documento en el que se obliguen a guardar la confidencialidad de la información, (v) Salvaguardar la seguridad de las bases de datos que contengan datos personales obtenidos en desarrollo de la relación comercial, adoptando medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para dar seguridad a los registros, (vi) informar con prontitud y diligencia cualquier incidente de seguridad y (vii) aplicar, en lo no previsto en este Contrato, las normas vigentes en materia de protección de datos personales. (b) Los datos personales que serán tratados exclusivamente para las siguientes finalidades: (i) Transferir y transmitir la información de los titulares de las bases de datos del Deudor para que sea conocida y tratada por: (x) Terceros que en calidad de proveedores nacionales o extranjeros, en el país o en el exterior, presten servicios tecnológicos, logísticos, operativos, de mercadeo de productos, de cobranza, de seguridad o de apoyo, (y) Personas naturales o jurídicas accionistas del Acreedor y a sociedades controlantes, controladas, vinculadas, afiliadas o pertenecientes al mismo grupo empresarial, y a cualquier aliado comercial, (z) Autoridades nacionales o extranjeras en ejercicio de sus funciones. Los datos personales serán siempre enviados a países que cuente con un nivel adecuado de protección de datos personales. Las Partes informarán a los titulares a través de los mecanismos establecidos en la Ley, la posibilidad que tienen de consultar en cualquier momento los datos de su titularidad con los que cuenta el Acreedor, con el fin de actualizarlos, corregirlos o rectificarlos, así como de la posibilidad que tiene de solicitar su eliminación o revocación, en los casos previstos en la ley. El Deudor declara que ha tenido acceso a la política de tratamiento de datos personales del Acreedor y acuerda cumplir con lo dispuesto en esta sección.

Otras condiciones: (a) En el evento en que al Deudor le fuera otorgada alguna prórroga de su(s) obligación(es), el Acreedor queda facultado para prorrogar el plazo de vencimiento de las obligaciones, sin necesidad de que el Deudor firme documento adicional alguno, y sin que ello en ningún caso implique una extinción de las garantías que conservarán su vigencia y en caso de ser necesario, su registro será prorrogado. La prórroga del plazo para el pago de las obligaciones de que trata el presente Contrato, el recibo de abonos parciales o el pago mediante cheques, no implica novación ni dación en pago. (b) El hecho de que el Deudor haya remitido completa la solicitud del Crédito al Acreedor, y haya suscrito este documento, no implica una obligación del Acreedor de efectuar el desembolso, cuando a su juicio considerare que las condiciones presentadas por el Deudor al momento de la solicitud hubieren variado, o el Acreedor no tuviera los fondos necesarios, evento en el cual, el Acreedor suspenderá la aprobación del Crédito de acuerdo con sus políticas internas, o causa extraña como fuerza mayor o caso fortuito.

Dispersión de pagos de nómina: Las Partes acuerdan y aceptan que el Acreedor en desarrollo del presente Contrato, el Deudor podrá emitir instrucciones irrevocables de pago alque tengan por objeto el pago de acreencias laborales a cargo de este último, evento en el cual es reconocido por las Partes que el Acreedor no está vinculado laboralmente de manera alguna con el Deudor ni sus empleados, limitándose su gestión a la dispersión de pagos de nómina del Deudor en virtud de la instrucción irrevocable que recibido con base en la relación comercial existente entre las Partes, bajo las siguientes aclaraciones y condiciones, sin perjuicio de las aclaraciones, condiciones y exoneraciones de responsabilidad del Acreedor, indicadas en las demás cláusulas del presente Contrato:

Las Partes aceptan y acuerdan que no existe vínculo laboral alguno entre el Acreedor y los empleados del Deudor.
La gestión del Acreedor en virtud de la instrucción irrevocable del Deudor, se limita exclusivamente a la dispensación de pagos de nómina del Deudor, conforme lo establecido en el presente Contrato.
El Acreedor no es una empresa de servicios temporales.
Las Partes reconocen y expresamente acuerdan que no existe ni existirá durante la vigencia del presente Contrato relación de subordinación laboral entre el Deudor, sus administradores, empleados o contratistas, y el Acreedor.
El Acreedor por instrucción irrevocable del Deudor paga la nómina de los empleados del Deudor en las cuentas bancarias que previamente le sean suministradas, siendo el Deudor el único responsable de efectuar las retenciones y pago de impuestos a los que haya lugar conforme a la ley o normatividad laboral vigente, siendo de su exclusiva responsabilidad la declaración y pago en la periodicidad que tales normas le obliguen y de la forma en las que las autoridades aplicables lo exijan.
El Acreedor no responderá por los errores (acciones u omisiones) en que incurra el Deudor en la liquidación y/o en el pago de las acreencias laborales a favor de sus trabajadores.
El Deudor mantendrá indemne al Acreedor de cualquier reclamo, demanda, acción legal o costo que se genere derivado de cualquier acción legal proveniente de su actuar o el de sus empleados, subcontratistas o proveedores, y libera al Acreedor, y sus directivos, accionistas y empleados de toda y cualquier responsabilidad por razón u ocasión, directa o indirecta, de litigios, reclamos, demandas, requerimientos, y/o procedimientos de cualquier naturaleza que inicien los empleados o contratistas del Deudor en contra del Acreedor por razón, y/o con ocasión de la ejecución de sus obligaciones bajo este Contrato. Igualmente el Deudor exonera de toda responsabilidad al Acreedor frente a cualquier proceso de fiscalización que le sea adelantado al Deudor por parte de la UGPP, la DIAN o cualquier otra entidad del orden nacional, departamental o municipal, así como por cualquier reclamación de entidad pública o privada, como lo es, pero sin limitarse, a entidades de seguridad social, entidades financieras, operadores de libranza, etc.
El Deudor mantendrá indemne al Acreedor de cualquier reclamación por concepto de salarios y prestaciones sociales.
El Acreedor no es responsable del monto pagado, ni del tiempo en que se efectué el pago, así como tampoco del tiempo que tome el abono en cuenta a los empleados del Deudor, ni de las reclamaciones que se deriven de los empleados o contratistas del Deudor.
El Acreedor no será responsable por cualquier inconsistencia o error en el pago, como consecuencia del error o inexactitud en el suministro de la información por parte del Deudor para la realización por instrucción irrevocable del Deudor, del pago de la nómina de los empleados del Deudor.