Conocer cómo es el funcionamiento y el proceso para realizar una cuenta de cobro es muy útil si te encuentras tanto del lado de quien la efectúa, como de quien la recibe y está obligado a pagarla. En este artículo podrás encontrar valiosa información para cualquiera sea tu caso.
¿Cuenta de cobro o factura?
La cuenta de cobro es un documento que sirve como soporte de una transacción. Es el documento del servicio o producto vendido.
¿Por qué se utiliza la cuenta de cobro en lugar de una factura?
La cuenta de cobro es parecida, pero no tiene algunos efectos legales que sí tiene la factura. No significa que no puedan ser empleadas facturas, pero se debe seguir todas las leyes que dicen cómo se deben manejar dichos documentos.
Ahora sí, veamos cómo hacer una cuenta de cobro para tu negocio.
Luego personaliza la información que debe tener cualquier cuenta de cobro. Cambia el tipo de letra, el color, la ubicación. Diséñala para que refleje tu marca.
Cómo hacer una cuenta de cobro: ¿Qué información incluye?
- – Nombre o razón social y Nit del vendedor o quien presta el servicio.
- – Número consecutivo de la venta.
- – Fecha de elaboración de la cuenta de cobro.
- – Descripción de los bienes o servicios. Puede ser una descripción general o más específica de los productos o servicios.
- – Valor total de la transacción.
Recomendaciones sobre cómo hacer una cuenta de cobro
- – Llevar un número consecutivo: Esto no es una obligación ni se suele exigir. Pero es importante si se desea mantener un control. Así, se podrá saber con seguridad a quién se le ha prestado servicios y quién adeuda pagos.
- – Escribir la forma de pago: la cuenta bancaria donde deben consignar y sugerir una fecha máxima de pago. Puede ser 30 días desde la fecha desde el envío o recepción de la cuenta de cobro.
- – Ser específico en la descripción de los productos o servicios entregados: Esto es importante para que el cliente sepa qué incluye y no incluye. Así, se evitarán quejas futuras o el pedido de servicios adicionales a los estipulados.
- – Incluir valores por transporte o un valor adicional al servicio: Si no está incluido dentro de la cuenta de cobro, luego va a ser más difícil reclamarlo.
- – Al entregar una cuenta de cobro al cliente, a la vez se recomienda entregar una copia del RUT (que descargas de la página de la DIAN) y una Carta de Retenciones, donde se aclara si deben hacerse retenciones en la fuente.
- – Si el cliente tiene que hacer retención en la fuente, se puede sugerir: Así, habrá seguridad de que no se realizarán retenciones equivocadas. En caso de que no haya necesidad de hacer retención, lo ideal es aclararlo poniendo valor en cero.-
Con la cuenta de cobro bien diseñada y con información clara y precisa será más fácil llevar las cuentas de tu negocio.
👇 Aquí te dejamos un posible modelo de cuenta de cobro para que descargues y utilices de guía.
Modelo de cómo hacer una cuenta de cobro.
En Payana sabemos que una correcta administración de cuentas de cobro y facturas requiere de muchísimo trabajo, tiempo e inversión de recursos. Por eso desarrollamos una plataforma para que el tedioso proceso manual se convierta en un rápido, eficiente y sencillo proceso que tome sólo algunos minutos.
