Sobre Cosmo Cookies, una PyME presente en varios puntos de Colombia.
Cosmo Cookies nació en el año 2015 en la ciudad de Medellín cuando Susana Arango, su fundadora, decidió emprender una idea de negocio mientras cursaba su último semestre de Economía en la Universidad EAFIT.
Susana no sabía cocinar, pero estaba decidida a montar su propio proyecto pues ya iba a graduarse y no quería salir a repartir su hoja de vida por todas las empresas de la ciudad.
Tomando esta decisión comienza a intentar miles de recetas de galletas llenas de chocolate, lo que más le gusta, en la cocina de su casa. Así empezó ella, a venderle a sus amigos y conocidos. Abrió una cuenta de Instagram y comenzó a subir las primeras fotos desde su celular.
Los clientes comenzaron a llegar cada vez más y más, tanto que, a los seis meses de haber vendido su primera galleta, montó un punto de fábrica y comenzó a despachar domicilios por toda la ciudad y los municipios vecinos.
Hoy Cosmo Cookies es una empresa especializada en la producción artesanal y comercialización de galletas, su producto estrella junto a otras alternativas y propuestas de pastelería.
Susana, que entre muchas otras responsabilidades maneja el sistema de pagos de la empresa, aceptó reunirse con nuestro equipo para que nos contara cómo es su experiencia de trabajo al haber incorporado Payana a su flujo de trabajo.
Mira lo que nos contó en la entrevista:
Buen día Susana, ¿Cómo estás? Para comenzar, ¿Podrías detallarnos sobre el tamaño de tu empresa? ¿Cuál es el tamaño de su nómina?
+ Muy bien, gracias. Claro, actualmente contamos con una fuerza de trabajo de más de 30 empleados, dentro de los cuales se encuentran muchísimos jóvenes y madres cabeza de familia. Están distribuidos entre nuestros 2 puntos de producción, y nuestros 3 locales de venta al público. Tenemos presencia en todo el Área Metropolitana de Medellín, en la ciudad de Bogotá y en Chía.
Cuéntanos: ¿Cuántas categorías o líneas de productos ofrecen en su PyME?
+ Actualmente contamos con 7 líneas de productos, desde galletas y brownies, pasando por nuestra línea FIT hasta merchandising de nuestra marca. Contamos con una gran variedad para poder llegar a un público súper amplio.
Contar con tantos productos requiere manejar muchos proveedores ¿Cierto?
+ Claro, naturalmente, requiere la participación de muchísimos proveedores. Sólo hay que analizar el proceso de punta a punta para entender que desde el punto inicial de nuestra elaboración, hasta su empaquetado, distribución y envío, se necesita de una gran cartera de proveedores de materia prima, insumos y servicios de producción y logística. Realmente son muchísimos.
¿Cómo haces para administrar la distribución de pagos a proveedores?
+ Hasta hace no mucho, mi experiencia en estas tareas era con el sistema de pagos a través de bancos, el cual venía siendo muy tedioso, lento y burocrático.
Debía meterme en mi cuenta de banco, cargar cada dato de cada factura a pagar, monto, banco, etc. Y este proceso era una por una, rellenando de forma manual todos los datos de cada uno de mis proveedores. Era un proceso interminable.
¿Fue entonces que conociste Payana para solucionar los pagos a proveedores?
– ¡Si! Conocí Payana desde una recomendación, una colega que conoce cómo es mi negocio y sabe cómo veníamos operando hasta el momento, me sugirió probar Payana para agilizar todos mis procesos de Pagos. Al ser de confianza decidí comenzar a utilizarlo.
¿Cómo fue utilizar Payana para el pago a proveedores?
+ Mi primera experiencia con Payana fue súper positiva. Ya desde el momento de la integración a mi negocio, el mecanismo me resultó sencillo y práctico de incorporar a Cosmo Cookies y a mi metodología de trabajo.
¿Sueles incorporar nuevas tecnologías con IA a la administración de tu PyME?
+ No solía incorporar nuevas tecnologías, o inteligencia artificial a mis procesos de trabajo, pero encontré en Payana una solución fácil de integrar e intuitiva de manejar; aspectos claves que terminaron de convencerme para sumar esta mejora al sistema de pagos de Cosmo Cookies.
Antes de usar Payana, ¿Cómo dabas aviso a tus proveedores sobre los pagos?
+ Antes de integrar Payana a mi flujo de trabajo, yo misma me encargaba de enviar comprobantes de pago de manera individual a cada proveedor, uno por uno. Lo hacía mediante una foto a través de WhatsApp, proceso que también me demoraba horas de trabajo y demandaba mucho esfuerzo.
¿Cómo es tu flujo de pagos a proveedores ahora? Con Payana.
+ Ahora, con Payana, me toca únicamente decidir cómo prefiero realizar los pagos: agrupando las facturas y pagando todas en simultáneo o, si necesito, ir pagando de a una pero con todos los datos cargados previamente de manera automática y más fácil.
¿Cómo sueles manejar la recepción y carga de facturas de proveedores a pagar actualmente?
+ Lo que hago es recibir las facturas próximas a pagar, de todos mis proveedores, por correo electrónico. Luego, las descargo y así como las bajo, directamente las subo a nuestra cuenta de Payana en segundos para que queden listas para su pago.
¿Payana agiliza tu sistema de notificación de pagos a proveedores?
+¡Si! y no sólo eso. ” Ahora en Cosmo Cookies, el proceso de carga, organización y pago de facturas es mucho más rápido, fácil y ágil gracias a Payana. Puedo quedarme tranquila que a cada uno le llegará el comprobante automáticamente a su correo, gano mucho tiempo ya que no me toca escribirles uno a uno para avisarles.”
Para concluir, Susana. ¿Este cambio en tu sistema de pagos, mejoró tu relación con tus proveedores?
+ He tenido muchísimas buenas impresiones de mis proveedores al incorporar Payana, lo único que debí hacer es avisarles que desde ahora los comprobantes los estarían recibiendo en sus correos y de manera automática, en lugar de ser enviados a mano por WhatsApp. A todos les pareció súper bien y no he tenido ningún inconveniente, al contrario.
¿Seguirás utilizando Payana en el futuro? ¿Probarás funcionalidades como el Pago a Nómina?
Seguiré utilizando Payana para mi sistema de pagos a proveedores y también lo incorporaré a mi administración de pagos a nómina. Entiendo que puede vincularse con los sistemas contables Siigo y Alegra, lo que traerá aún más fluidez a mi trabajo y al de mis contadores.
¡Muchas gracias por tu tiempo, Susana!
