Este sistema permite consultar y descargar las facturas generadas. Para hacer uso del software debe registrarse como facturador electrónico y luego obtener el estado ‘Habilitado’.
¿Cómo facturar electrónicamente con la DIAN? Paso a paso.
- Ingrese al sitio web de la DIAN: https://www.dian.gov.co/
- Vaya a la sección ‘Temas de Interés’ y seleccione ‘Habilitación’.
- Diligencia sus datos personales para recibir el TOKEN de ingreso.
- Formalice su registro como facturador electrónico.
- En el Menú: participantes / Facturador configure la opción ‘Modo de Operación’ y seleccione ‘Software Gratuito’.
- El sistema genera automáticamente los rangos para que usted haga unas facturas de prueba.
- Luego deberá configurar el software para realizar el set de pruebas.
- Consulte y agregue los prefijos de Numeración de Facturación.
- Solicite y adjunte en ‘Certificados Digitales’ su Certificado de Firma Digital en formato .PFX.
- Cree un cliente en la sección ‘Agregar’.
- Vaya a Productos y cree uno.
- En la sección ‘Facturación’ ya puede generar una factura electrónica.
- Si la información es correcta, firma y guarda.
- Después de realizada las pruebas y haya generado dos facturas electrónicas, una nota débito y una nota crédito, vaya a ‘Habilitación ‘ y seleccione la fecha de inicio de la habilitación.
- Vaya ahora al portal ‘Facturando Electrónicamente’. Allí debe asociar los rangos y prefijos. Al desplegar la pestaña ‘Proveedor – Software’ seleccione ‘Software DIAN.
- Al ingresar al software vaya a ‘Rangos de Numeración’ en Configuración y agregue los rangos internos que haya definido para las Notas Crédito y Notas Débito.
- Ya está habilitado para facturar electrónicamente. Ingrese al portal ‘Facturando Electrónicamente’, diligencie sus datos y solicite el TOKEN para ingresar. Ingrese por el botón de ‘Facturador Gratuito’ y listo.
En este enlace puedes encontrar más detalles de cada paso del proceso. Recuerda que esta es una de las metodologías para generar facturas electrónicas. Si lo deseas, puedes crear y solicitar a la DIAN que habilite tu software o usar el software de uno de los operadores autorizados por la DIAN.
¡Ya tienes tus facturas electrónicas emitidas!
Aunque, el proceso puede encontrarte del otro lado del proceso y ser tú quien debe organizar y cancelar un gran número de facturas, por ejemplo las de todos los proveedores que mantienen a tu negocio en funcionamiento. Si eres una empresa que maneja un gran caudal de facturas, la administración y el pago a cada proveedor puede significar un gasto de tiempo y dinero para tu PyME.
¿Cómo cargar, organizar y pagar facturas electrónicas con Payana?
Carga de facturas electrónicas
Payana te permite cargar tus facturas y cuentas por pagar de diversas maneras y formatos posibles.
- – Carga de facturas electrónicas desde tu software contable.
Puedes sincronizar tu cuenta con, por ejemplo, tu cuenta de Siigo para que todas las cuentas por pagar allí presentes, se importen automáticamente en Payana.
- – Importación de facturas electrónicas desde tu correo electrónico.
Tendrás la posibilidad de conectar tu cuenta de Outlook o Gmail para que todas las facturas que recibas por ese medio, automáticamente sean cargadas en tu cuenta de Payana.
- – Carga de documentos manualmente y de forma masiva.
Podrás cargar facturas individualmente en formato PDF, o cargar cuentas por pagar de forma masiva con un archivo de Excel. Esto te permitirá controlar tus facturas cargadas una por una y ahorrar valioso tiempo.
Organización y administración de facturas electrónicas.
Mantener el orden de tus cuentas por pagar es de gran importancia si deseas llevar tu contabilidad al día y realizar tus pagos de manera fácil y segura. En Payana tendrás cada una de ellas ordenadas y detalladas.
Realización de pagos de facturas electrónicas con Payana
Ya tienes tus cuentas por pagar y facturas cargadas y organizadas, ¡y te tomó sólo una fracción del tiempo que solía hacerlo! Llegó el momento de cancelar y dispersar pagos con Payana. Podrás hacerlo en muy poco tiempo y ahorrando las comisiones bancarias.
- – Pagos de facturas electrónicas con múltiples pasarelas.
Payana trabaja con distintas opciones de pasarelas de pagos, que aseguran seguridad y fluidez en cada transacción.
- – Pagos múltiples y en simultáneo.
Tendrás la opción de seleccionar varios ítems a la vez para poder cancelarlos en una única operación.
- – Paga con PSE y ahorra comisiones bancarias
Dirás adiós a las comisiones en tus pagos gracias a que Payana opera con PSE (pagos seguros electrónicos).
- – Envío automático de comprobantes de pago a proveedores
Una vez hayas ejecutado todas las operaciones, Payana se encargará de enviar notificaciones a cada uno de tus proveedores, incluyendo el comprobante de pago en ellas.
Ahora ya sabes cómo generar facturas electrónicas en el portal de la DIAN, y cómo dispersar pagos de facturas electrónicas de tus proveedores de manera simple, rápida y segura.
En Payana nos esforzamos por potenciar a cientos de empresas en todo Colombia a la hora de pagar a proveedores, pagar a nómina y agilizar sus procesos como nunca antes. Si deseas conocer las propuestas disponibles para tu negocio, no dudes en escribirnos.
