Preguntas frecuentes
Saber más sobre Payana
Saber más sobre Payana
¿Qué es Payana?
Payana es un software que permite a pequeñas y medianas empresas digitalizar y automatizar sus pagos y cobros, reduciendo el tiempo y los costos destinados a estas tareas operativas.
¿Qué puedo hacer en Payana?
- Pagos a terceros: Gestiona tus facturas y cuentas de cobro en línea. Paga a proveedores y terceros en pocos clics con tu medio de pago preferido.
- Cargar tus cuentas a cobrar: Además de proporcionar una pasarela de pago a tus clientes, enviamos facturas y recordatorios para que recibas tu dinero siempre en término.
- Pagos a nómina: Ahorra tiempo pagando salarios a los colaboradores de tu empresa.
¿Qué funcionalidades tiene Payana?
- Visualización del estado de facturas. Proporciona una completa visibilidad del estado de las Cuentas por pagar, Cuentas por Cobrar y Nómina.
- Visibilidad para el seguimiento de tus cuentas pendientes. Documenta las transacciones y permite conocer y tener el registro de cada acción destinada al cobro y/o pago de cada cuenta. Adicionalmente, permite visualizar un resumen de las obligaciones vencidas y próximas a vencer, para proyectar el flujo de caja de la empresa.
- Pedidos de autorización para facturas y pagos. Con la solicitud de aprobación, simplifica el flujo de aprobación de pagos entre los miembros de una empresa.
- Anticipos para tus proveedores. Realiza anticipos y registra en la nube el historial de pagos a terceros.
- Pago total y parcial. Otorga flexibilidad en la forma en que se cancelan las obligaciones a pagar, además de ofrecer numerosos medios de pago.
Pagar con Payana
¿Qué puedo pagar en Payana?
La plataforma permite:
– El pago a proveedores. Para ello se requiere de las facturas u obligaciones de pago. Podrás abonar cada documento individualmente o efectuar un pago múltiple, ya sea proveniente del mismo proveedor o de distintos proveedores.
– El pago a nómina. Podrás pagar a cada empleado individualmente o efectuar un pago múltiple a través de un archivo plano.
¿Cuánto tiempo demora la acreditación de un pago?
Una vez que el pago que efectuaste haya sido exitoso, el dinero se acreditará en las cuentas de tus proveedores de acuerdo a los tiempos de procesamiento de ACH. En días hábiles, la demora es de hasta 4 horas. Durante los fines de semana, la acreditación será en el transcurso del próximo día hábil.
¿Cómo realizo un pago sin factura o documento soporte?
Para crear una obligación de pago sin documento, hay que tocar en el botón +Nuevo de la pestaña Cuentas por pagar, y seleccionar la opción de Crear una orden de pago sin documento. Allí se abrirá una nueva pantalla, donde deberán completarse todos los campos requeridos.
¿Cuáles son los medios de pago disponibles en Payana?
Las opciones para realizar pagos a través de Payana son:
– Tarjeta de crédito (con un recargo del 4%)
– PSE
– NEQUI
– Transferencia
– Efectivo
¿Cómo procesa Payana el pago?
Payana utiliza Wompi, la pasarela de pagos que cuenta con el respaldo de Bancolombia, por lo que son transacciones 100% seguras. Mediante Wompi, podrás abonar con tarjetas de crédito, PSE, Nequi o Efectivo
¿Cómo funciona el pago parcial?
El pago parcial es una forma de abonar una parte de una factura o documento soporte, primero para luego pagar el saldo restante. La forma de realizarlo es cargando el monto que se desea pagar primero en la sección de ‘Editar monto’. Al presionar el botón ‘Confirmar’, se cambiará el monto de la factura original y se creará una nueva fila con el monto restante y el estado ‘Saldo pendiente’. Si se ha cometido un error, se puede editar dicho monto o eliminarlo y cargarlo nuevamente.
Integrar un software contable a Payana
¿Puedo conectar mi software contable?
Payana se conecta con los mejores software contables de Colombia, volviéndose un aliado tecnológico para PyMEs. En la sección de ‘Mi perfil’, pestaña ‘Sistema contable’, la empresa podrá conectar su sistema contable con Payana.
¿Cuánto demora en reflejarse un pago en el software contable?
Una vez que hayas realizado el pago, Payana imputará el pago en el software contable en el plazo de las siguientes 24 horas hábiles.
¿Cómo se realiza la sincronización entre Payana y el software contable?
Una vez validada la conexión de Payana con Siigo, Alegra o el software contable elegido, importaremos todos los proveedores cargados junto con todas las cuentas por pagar que figuren con estado pendiente.
¿Puedo conectar Payana con Siigo?
Sí, puedes conectar y sincronizar la información de tus cuentas pendientes de pago cargada en Siigo, para gestionarlas y cancelarlas a través de Payana.
¿Puedo conectar Payana con Alegra?
Sí, puedes conectar y sincronizar la información de tus cuentas pendientes de pago cargada en Alegra, para gestionarlas y cancelarlas a través de Payana.
Cómo cargar y gestionar facturas
Cómo cargar y gestionar facturas
¿Cómo puedo cargar una factura?
1. Puedes enviarlas por mail a facturascolombia@payana.la
2. Puedes subirlas presionando el botón ‘Nuevo’ en tu panel de Payana y arrastrando cada una de tus facturas (en PDF o JPG) o incluso una lista (en XLS o CSV)
3. Puedes sincronizar tu sistema contable y al tenerlas actualizadas, éstas se sincronizarán automáticamente con Payana.
¿Qué significa que mi factura está incompleta?
Que una factura esté incompleta significa que el proveedor que emitió dicha factura no tiene todos los datos necesarios para que Payana pueda pagarle por ti. Para poder seleccionarla y pagarla, tienes que presionar en el ícono del lápiz que está al lado del nombre del proveedor y completar los siguientes datos:
- Tipo y número de documento
- Mail (de forma opcional)
- Banco, tipo de cuenta y número de cuenta
¿Cuánto tarda Payana en leer y procesar la información de las facturas?
Las facturas subidas a Payana arrastrándolas en la sección ‘drag&drop’ se procesan a la brevedad de forma automática. En caso de que nuestro lector falle, será necesario esperar unos minutos a que Soporte se encargue de procesarlas.
Gestionar proveedores en Payana
Gestionar proveedores en Payana
¿Cómo cargar un nuevo proveedor en Payana?
Existen diversas maneras de cargar proveedores en la plataforma. Se puede cargar un proveedor tocando el botón «Crear» en la pestaña “Proveedores” o enviando un email con el listado a facturas@payana.la.
A su vez, si hay un software contable conectado, se importarán los proveedores del mismo.
¿Cómo edito un proveedor?
Para editar un proveedor, es necesario ir a la pestaña de “Proveedores”, y hacer clic en el botón con el ícono de un lápiz ubicado a la derecha del proveedor que se desea editar.
Cobrar con Payana
Cobrar con Payana
¿Qué puedo cobrar con Payana?
El módulo de Cobros de Payana permite enviar recordatorios de pago automáticos, y cobrar distintas obligaciones con tarjeta, transferencia o efectivo.
Además facilita la visibilidad rápida de los pagos recibidos y pendientes.
Mi cuenta Payana
Mi cuenta Payana
¿Cómo creo una cuenta en Payana?
Para crear una cuenta en Payana se debe ingresar en la página principal e ir a “Crea tu cuenta”. Allí se deberán completar los datos de la empresa y proporcionar un correo electrónico profesional.
¿Necesito cumplir algún requisito para crear una cuenta en Payana?
No debes cumplir con ningún requisito para registrarte en Payana. Solo necesitarás un correo electrónico válido.
¿Que costo tiene Payana?
Contamos con tres clases de suscripciones mensuales:
– Plan Básico: $ 350.000 COP/mes
– Plan Estándar: $ 750.000 COP/mes
– Plan Avanzado: $ 2.200.000 COP/mes
Consulta nuestra página de Planes y precios para conocer el plan más adecuado para tu empresa.
¿Cuánto demoro desde que realizo el registro hasta que puedo empezar a cargar mis facturas?
¡No hay demora! Puedes crear tu cuenta y comenzar a utilizar la plataforma inmediatamente.
Seguridad de mi cuenta
Seguridad de mi cuenta
Olvidé mi contraseña
En caso de olvidar tu contraseña, selecciona la opción «Recuperar contraseña» en la pantalla de inicio de sesión.
¿Payana tiene acceso a las cuentas bancarias de sus clientes?
No, Payana no tiene acceso a ninguna cuenta bancaria, nuestros pagos se procesan a través de Wompi que es una plataforma de pago segura perteneciente a Bancolombia. Bajo ningún concepto Payana guarda información bancaria de sus usuarios ni puede manipular dinero que ellos no hayan dispuesto.