Términos y Condiciones

PAYANA S.A.S.
NIT 901.601.035 - 5
Términos y Condiciones

Estos Términos y Condiciones constituyen un contrato válido entre los Usuarios como clientes actuales o futuros y ANAYAP S.A.S (“Payana”) y rigen el uso de los contenidos y Servicios ofrecidos a través de la Plataforma.  

Los términos y condiciones de uso (los “Términos y Condiciones”, los “Términos” o el “Acuerdo”) que se incluyen en este documento son aplicables a toda persona que acceda al sitio web https://payana.la/co, así como a cualquier persona interesada en adquirir los Servicios ofrecidos por Payana de acuerdo con lo que le sea aplicable en cada caso.   

Cualquier persona que desee acceder o hacer uso del Sitio, la Plataforma o los Servicios, podrá hacerlo exclusivamente sujetándose a los presentes Términos y Condiciones, así como, a la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales.  

Al acceder al Sitio o utilizar la Plataforma, el Usuario acepta y se obliga a cumplir los siguientes Términos y Condiciones de uso. Por favor, revise estos Términos y Condiciones de manera detallada y cuidadosa. En todo caso, cualquier persona que no acepte los presentes Términos y Condiciones, deberá abstenerse de navegar en el Sitio, utilizar la Plataforma y/o adquirir los Servicios que en su caso sean ofrecidos.   

Estos Términos y Condiciones, incluyendo cualquier modificación futura, entrarán en vigencia desde su publicación en el Sitio o la Plataforma o desde que se notifique expresamente al Usuario a través de los canales de comunicación designados, lo que ocurra primero. El uso continuado de la Plataforma después de cualquier cambio constituirá la aceptación plena de dichos cambios.
Este Acuerdo explica las obligaciones de Payana como proveedor de servicios y las obligaciones del Usuario, según se define a continuación.

1. Definiciones

Además de los términos definidos en otros acápites de este Acuerdo, los términos que se indican a continuación tendrán los siguientes significados cuando se usen en todo este Acuerdo.

- Acuerdo: se refiere a este Acuerdo de Términos y Condiciones, y cualquier regla, política o guía publicada aplicable a Payana o a los Servicios, todos los cuales se incorporan por referencia.

- Usuario Autorizado: se refiere a los empleados o colaboradores de un Suscriptor y a las personas que estén autorizadas para acceder a Payana y utilizar los Servicios, que cuenten con un usuario y contraseña activos en la Plataforma.

- Beneficiario: se refiere a la Persona que recibirá el pago que realizará Payana en nombre del Suscriptor y que en principio podrá ser un proveedor, un cliente o un empleado del Suscriptor.

- Ley: se refiere a cualquier estatuto, ley, ordenanza, reglamento, norma, código, orden, constitución, tratado, ley común, sentencia, decreto, otro requisito o norma de derecho de cualquier estatal, local, provincial o extranjero o subdivisión política del mismo, o cualquier árbitro, tribunal o tribunal de jurisdicción competente.

- Persona: significa cualquier individuo (persona natural), persona jurídica, patrimonio autónomo, corporación, asociación, sociedad de hecho, partnership, joint venture, unión temporal, consorcio, fideicomiso, gobierno, autoridad gubernamental, u otra entidad u organización capaz de ser receptora de derechos u obligaciones, con o sin personalidad jurídica y, en general, cualquier entidad que sea considerada como, o asimilada a, una persona natural o jurídica de conformidad con la Ley.

- Servicio y Servicios: se refiere a la servicios en línea de causación y tesorería y otros servicios relacionados, servicio de soporte y cualquier servicio adicional que ofrezca Payana a través de la Plataforma.

- Sitio: se refiere al este sitio web de Payana en Colombia (https://payana.la/co), todas las páginas web relacionadas y todos los sitios web relacionados operados por subsidiarias aplicables de Payana, pero no incluye ningún sitio web de terceros que estén vinculados o puedan vincularse desde el Sitio o desde la Plataforma, ya sea que se utilicen o no en relación o conexión con los Servicios.

- Suscriptor: se refiere a cualquier persona que mantenga una suscripción activa con Payana a través de la cual esa persona o sus Usuarios Autorizados accedan a Payana o utilicen los Servicios definidos en el numeral 1.6. anterior.

- Usuario: significa cualquier Persona que haya creado un usuario y contraseña para la Plataforma y cualquier Suscriptor, Usuario autorizado u otra persona que visite, acceda o use la Plataforma o los Servicios.

- Plataforma Payana o Plataforma: significa el Sitio o cualquier otro software o aplicaciones asociadas con el Sitio o los Servicios.
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- Payana: significa Anayap S.A.S. y sus subsidiarias aplicables que ayudan a prestar los Servicios.

- Partes de Payana: significa las matrices directas e indirectas, subsidiarias, afiliados, socios, proveedores de servicios, proveedores y contratistas, así como los sucesores, cesionarios, funcionarios, directores, agentes o empleados.

- Prueba: significa la prueba gratuita durante determinados días en los que el Suscriptor o
Usuario tendrá acceso a uno o varios de los Servicios a través del Sitio, en virtud de los términos establecidos para tal efecto en estos Términos y Condiciones.

- Versión Actualizada: significa que los Términos y Condiciones han sido modificados por Anayap S.A.S. y, en ese sentido, resulta importante que la Persona o Usuario los revise, puesto que, de acceder al Sitio o usar la Plataforma, se estarán aceptando las modificaciones establecidas dentro del Acuerdo.  

2. Contacto con Payana

La Persona interesada en adquirir los Servicios de Payana, podrá:

- Diligenciar el formulario “solicita una demo gratuita de Payana” alojado en el siguientes link: https://payana.la/co/bienvenida, con el fin de ser contactado por el equipo de ventas de Payana, el cual le brindará toda la información necesaria para conocer en detalle los diferentes Servicios ofrecidos por ésta y crear una cuenta de usuario y contraseña. Para efectos de enviar el formulario, la Persona deberá otorgar su autorización para el tratamiento de sus datos personales chequeando la casilla que aparece al final del formulario; o

- Crear un Usuario y Contraseña de acuerdo con lo indicado en el numeral 4.2. siguiente para efectos de ser contactado con el equipo de ventas de Payana.

3. Creación de Usuario y Contraseña

Para efectos de crear un usuario y contraseña para ingresar a la Plataforma de Payana, se cuenta con las siguientes alternativas:

- Las Personas que hayan sido contactadas por parte del equipo de ventas de Payana conforme al numeral 3 anterior, podrán crear el usuario y contraseña con la ayuda del equipo de ventas.

- Las Personas interesadas en contratar los Servicios de Payana que no hayan tenido un contacto directo con el equipo de ventas de Payana, podrán ingresar al Sitio y seleccionar la opción “Ingresar” en la parte superior derecha y posteriormente seleccionar “¿No tienes cuenta? ¡Créala gratis!” al final del formulario. Una vez realizado lo anterior, se redireccionará a un nuevo formulario que deberá ser diligenciado para efectos de seleccionar la opción de “crear cuenta” al final. El envío de este formulario no podrá llevarse a cabo sin que la Persona marque las casillas de aceptación de los Términos y Condiciones y Autorización para el Tratamiento de Datos Personales.

El Usuario entiende y acepta que la creación del usuario y contraseña en la Plataforma Payana no habilitará la activación de los Servicios. Cualquier Usuario interesado en acceder a los Servicios necesariamente tendrá que ser contactado por el equipo de ventas de Payana para efectos de activar la suscripción correspondiente.

El Suscriptor acepta y reconoce que es responsable de mantener su nombre de usuario, contraseña, detalles de cuenta y toda la información requerida en relación con su uso de la Plataforma o los Servicios (por ejemplo, información de los empleados si utiliza el servicio pago de nómina en la Plataforma Payana) confidenciales y actualizados y se obliga a trasladar a los Usuarios Autorizados las obligaciones de confidencialidad, de veracidad en la información suministrada y de seguridad de la información previstos en los presentes Términos y Condiciones.

4. ¿Qué es Payana y qué Servicios ofrece?

Payana es una plataforma tecnológica de contabilidad y finanzas que optimiza procesos administrativos haciendo que las empresas sean más competitivas y eficientes. Payana simplifica la gestión contable y financiera al centralizar la gestión de facturas y pagos en una plataforma intuitiva, agilizando los procesos y reduciendo errores manuales con herramientas de automatización y sincronización con los sistemas contables de las empresas.

A través de la Plataforma los Usuarios podrán adquirir uno o ambos de los Servicios que se describen a continuación:

4.1 Causación: Automatiza el registro de facturas permitiendo así a los Suscriptores de este Servicio procesar su información de forma más rápida y ágil que con métodos manuales.

Para efectos de la prestación de los Servicios de Causación, los Usuarios autorizan expresamente a Payana para acceder a los datos de facturación e información alojada en sus cuentas independientes de la DIAN y el sistema contable del Usuario.

Por un lado, Payana cuenta con un proceso de automatización donde a través de la entrega de información o acceso a la misma por autorización del Usuario, se descargan las diferentes facturas a cargo del Usuario dentro de la Plataforma, lo que permite la organización y filtración de facturas para que el Usuario pueda registrarlas en su sistema contable con la ayuda de Payana. Dicho proceso se podrá realizar a través de las siguientes alternativas:

- La generación de un archivo de un formato provisto por Payana, donde el Usuario lo diligencia y lo sube a su sistema contable.

- El marco de las alianzas comercial entre Payana y distintos sistemas contables, dentro de la Plataforma se habilita la causación de facturas del Usuario, completando de manera automatizada los datos que exige el sistema contable para efectos de registrar cada factura y obtener el número de causación correspondiente.

4.2 Tesorería: Permite a las empresas gestionar los pagos a proveedores, empleados y demás contrapartes (“Beneficiarios”) y el recaudo de las deudas con terceros a favor del Usuario. Para el efecto, las automatizaciones implementadas por Payana mejoran el control de cuentas por pagar y cobrar, reduciendo los errores en dichas transacciones.

Con la integración de Payana al sistema contable de los Suscriptores, la DIAN y las plataformas de diferentes terceros aliados, los Suscriptores a este Servicio podrán elegir cómo y desde dónde realizan los pagos y reciben los cobros de cartera.

- Pagos a Beneficiarios: Payana realizará el pago a los Beneficiarios que defina y autorice el pago previamente el Suscriptor. Para estos efectos, el Suscriptor deberá:

(a) Ingresar a la Plataforma con su usuario y clave.
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(b) Registrar las obligaciones del Suscriptor con los Beneficiarios de forma manual o a través de las integraciones que el Suscriptor tenga habilitadas en la Plataforma como consecuencia de las autorizaciones otorgadas por el Suscriptor y/o las integraciones que Payana haya realizado en alianza con terceros.
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(c) Una vez Payana reciba la notificación de pago por parte del Suscriptor a través de la Plataforma, Payana procederá a realizar el pago a los Beneficiarios a los cuales el Suscriptor haya realizado la orden de pago.
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(d) Una vez realizado lo anterior, Payana actualizará el estado de las obligaciones con los Beneficiarios en la Plataforma y una vez el Suscriptor ingrese a la Plataforma, podrá evidenciar las obligaciones que fueron pagadas y las que aún se encuentran pendientes de pago.

El Suscriptor debe tener presente que el pago por parte de Payana al Beneficiario puede tardar días hábiles dependiendo de la entidad bancaria que maneje el Beneficiario, por lo cual, Payana sugiere al Suscriptor no realizar el pago a través de la Plataforma el mismo día en que vence la obligación, pues Payana no garantiza que el pago ingrese a la cuenta del Beneficiario de forma inmediata.

- Recaudo de cartera: A través de Payana, el Suscriptor podrá conciliar los cobros del Suscriptor con sus deudores mediante el ingreso de las cuentas por cobrar a la Plataforma. Para estos efectos el Suscriptor deberá:

(a) Ingresar a la Plataforma con su usuario y clave.

(b) Registrar las cuentas por cobrar del Suscriptor a sus deudores de forma manual o a través de las integraciones que el Suscriptor tenga habilitadas en la Plataforma como consecuencia de las autorizaciones otorgadas por el Suscriptor y/o las integraciones que Payana haya realizado en alianza con terceros.

(c) Suscriptor deberá enviar un link de cobro a sus deudores desde la Plataforma, y una vez los deudores realizan el pago, Payana redirecciona el dinero a la cuenta del Suscriptor.
Payana actualiza el estado de cobro al deudor o contraparte en la Plataforma manteniendo un registro de las cuentas por cobrar y las que ya fueron pagadas.

(d) Para efectos de los Servicios de Recaudo de Cartera, la Plataforma cuenta con una funcionalidad adicional que permite al Suscriptor enviar desde la Plataforma recordatorios a los deudores y configurar dichos recordatorios para que sean enviados de manera automática según la periodicidad fijada por el Suscriptor. Para efectos de lo anterior, el Suscriptor debe garantizar que cuenta con la autorización o gestionar la autorización correspondiente para el envío de comunicaciones a través de este medio y deberá dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 2300 de 2023.

Teniendo en cuenta que los servicios de Tesorería, ya sea el Pago a Beneficiarios o el Recaudo de Cartera se ejecuta con la intervención de terceros aliados de Payana, el Suscriptor garantiza que conoce y acepta que el funcionamiento de las plataformas de terceros y la navegación del Usuario dentro de las mismas está por fuera del control de Payana, por lo que ésta no responderá por fallas dentro de las mismas y los Usuarios se acogerán a los términos y condiciones de uso y soporte proprio de dichas plataformas, garantizando y acogiéndose a lo indicado en la sección 16.3. de los presente Términos y Condiciones.

5. Mandato a Payana por parte del Suscriptor

Para efectos la ejecución de los Servicios ofrecidos por Payana, el Suscriptor otorga expresamente a Payana un mandato para que, en nombre y por cuenta del Suscriptor, realice las actividades tendientes a ejecutar cabalmente los Servicios adquiridos por el Suscriptor, ya sean las tendientes a la causación de las facturas, la realización de los pagos a los Beneficiarios del Suscriptor y los recaudos de cartera, conforme lo indicado en el presente Acuerdo. Asimismo, el mandato incluye la facultad de Payana para realizar el envío de comunicaciones a las contrapartes y Beneficiarios de los Usuarios relacionadas con el alcance de los Servicios, así como incluye la facultad de Payana para realizar las integraciones con los terceros aliados de Payana necesarias para la prestación de los Servicios y la autorización para el ingreso de los credenciales del Usuario o Suscriptor a plataformas de terceros, previa entrega de los mismos por parte del Usuario en la medida permitida por la ley aplicable.

6. Tipos de Suscripción y Tarifas

Cualquiera de los Servicios podrá adquirirse a través de un plan mensual o un plan anual. Las tarifas aplicables al Usuario deberán ser acordadas directamente con el equipo de ventas de Payana, toda vez que el valor de las mismas dependerá de diferentes factores relacionados con la calidad del Usuario y los Servicios a adquirir. Para efectos meramente de referencia de los factores a tener en cuenta para la fijación de la Tarifa aplicable al Usuario se deberá tener en cuenta lo siguiente:

6.1 Suscripción Mensual:

- Servicios Causación: la fijación de la Tarifa Mensual dependerá de la cantidad de causaciones realizadas por el Usuario teniendo en cuenta descuentos aplicables por volumen de transacciones, cantidad de modelos contratados y cantidad de empresas para las cuales se contratará los Servicios.

- Servicios de Tesorería: la fijación de la Tarifa Mensual dependerá de la cantidad de pagos a realizar por el Usuario teniendo en cuenta descuentos aplicables por volumen de transacciones, cantidad de módulos contratados y cantidad de empresas para las cuales contratará los Servicios.

6.2 Suscripción Anual: la fijación de la tarifa para la suscripción anual tendrá en cuenta los mismos criterios y factores indicados en el numeral 6.1. anterior, y le será aplicable un descuento del quince por ciento (15%).

Teniendo en cuenta los anteriores factores, el equipo de ventas de Payana presentará al Usuario un tarifario con rangos de tarifas de acuerdo con la cantidad de transacciones (“Tarifario Aplicable”) y el Usuario, conforme a la proyección del negocio propio seleccionará la que sea aplicable.

Todas las suscripciones, sean mensuales o anuales se pagarán de manera anticipada en cada periodo de facturación. Payana factura al Usuario el primer día hábil de cada mes en la Suscripción Mensual y en el primer día hábil del mes inmediatamente siguiente al vencimiento de la anualidad para la Suscripción Anual, y el Usuario deberá pagar la factura a más tardar el día de fecha 7 del mes objeto de facturación. En caso de retraso en el pago de las Tarifas, aplicarán los intereses moratorios a la tasa máxima legal aplicable y Payana podrá suspender los Servicios hasta tanto el pago sea realizado sin que esto se entienda como un incumplimiento por parte de Payana.

En caso de que las transacciones anuales superen el tope estimado acordado con Payana durante la negociación de la Tarifa, las Partes deberán ajustar el valor acordado conforme al rango de tarifas previsto en el Tarifario Aplicable entregado al inicio de la relación comercial y ajustadas a los incrementos que haya tenido la tarifa conforme al IPC.

Todas las Tarifas de las suscripciones anuales activas tendrán un ajuste anual conforme al IPC del año inmediatamente anterior, el cual se contabilizará a partir de la fecha de activación de la Suscripción correspondiente, y así sucesivamente año a año mientras que la Suscripción continúe activa.  

En cualquier caso, las Tarifas podrán ser actualizadas a discreción de Payana. Las nuevas Tarifas únicamente serán aplicables a Usuarios o Suscriptores nuevos, salvo que Payana notifique previo a la actualización de las Tarifas que el cambio también aplicará para los Usuarios o Suscriptores activos. En este último evento, el Usuario o Suscriptor podrá optar por continuar contratando los Servicios con las nuevas Tarifas o terminar la relación contractual con Payana.

7. Débito Automático para la Suscripción Mensual

Los Suscriptores podrán optar por escoger si el valor mensual de su suscripción será debitado automáticamente cada mes o si realizan los pagos manualmente para cada periodo de facturación mensual.

Los débitos automáticos se autorizarán y realizarán a través de un proveedor y aliado estratégico y tecnológico de Payana. Una vez el Usuario adquiera cualquiera de los Servicios ofrecidos por Payana, recibirá un correo electrónico con un link que lo redireccionará al sitio web del proveedor de Payana, donde podrá autorizar el débito automático del monto de la suscripción mensual.

En caso de que al realizar el débito automático, el mismo no sea exitoso por falta de fondos, Payana suspenderá los Servicios ofrecidos a través de la Plataforma y empezarán a correr los intereses moratorios a la tasa máxima legal vigente.
 
8. Prueba gratuita

El Suscriptor o Usuario que pretenda acceder a cualquiera de los Servicios por primera vez, tendrá acceso gratuito y a título de prueba a los Servicios que pretenda adquirir por un término de 15 días (el “Periodo de Prueba Gratuita”). Por lo tanto, el Usuario no pagará por el Servicio o los Servicios que sean prestados durante el Período de Prueba Gratuita.

Los términos por los que se rige la prueba gratuita podrán ser actualizados o modificados en cualquier momento a discreción de Payana. En todo caso, los cambios que llegase a realizar Payana en los términos de la prueba gratuita únicamente serán aplicables a los nuevos Usuarios o Suscriptores.

Finalizado el Periodo de Prueba Gratuita, el Usuario o Suscriptor podrá optar por mantener su registro en la Plataforma y suscribirse a la misma. En caso de que el Usuario no desee continuar con la suscripción a los Servicios deberá cancelar la suscripción con mínimo 24 horas de antelación al vencimiento del Periodo de Prueba Gratuita.

Una vez finalizado el Periodo de Prueba Gratuita, Payana procederá a facturar el valor de la Tarifa el día hábil inmediatamente siguiente a la finalización del Periodo de Prueba Gratuita. Para el caso en que el Usuario haya autorizado el débito automático, el mismo se efectuará a partir del día hábil siguiente al del período de finalización del Periodo de Prueba Gratuita.  

Payana facturará el valor de la suscripción escogida por el Usuario con el descuento de los días de la prueba gratuita. Por lo tanto, el valor total de la factura será proporcional a los días que hagan falta para culminar el mes objeto de facturación. Para el mes inmediatamente siguiente al mes del Periodo de Prueba Gratuita, Payana empezará a facturar el valor total de la Tarifa acordado por los Servicios adquiridos conforme lo indicado en la sección 6 de los presentes Términos y Condiciones.

En caso de que el Usuario no notifique la cancelación y el Usuario haya autorizado el débito automático, el Usuario no tendrá derecho a devolución del dinero y tendrá derecho a utilizar la Plataforma durante el mes correspondiente.

En cualquier caso, si el Usuario no realiza el pago de la factura, Payana procederá a bloquear la Plataforma el día 7 del mes inmediatamente siguiente.   

El Usuarios entiende y acepta que durante la prueba gratuita, el Usuario o Suscriptor estará obligado a los términos previstos en el presente documento y a las demás políticas de Payana, con independencia de que con posterioridad opte o no por suscribirse a la Plataforma.

9. Concesión de licencia

Una vez adquirido cualquiera de los Servicios, Payana le concede al Suscriptor una licencia limitada y no exclusiva, no transferible para el uso de la Plataforma exclusivamente para la ejecución del tipo de Servicios adquirido por el Usuario. El Suscriptor acepta no infringir los derechos de propiedad intelectual de Payana o los derechos de propiedad intelectual de terceros con los que Payana tenga relaciones comerciales vigentes, y se obliga a cumplir con los términos de cualquier acuerdo de licencia aplicable, el cual se pondrá en conocimiento del Suscriptor.

10. Derecho de Retracto

Teniendo en cuenta que los Servicios y la habilitación de la Plataforma se realiza con el acuerdo entre la Partes de las Tarifas aplicables, el derecho de retracto no aplica en los Servicios ofrecidos por Payana. Lo anterior, de acuerdo con lo establecido en el numeral 1 de la Ley 1480 de 2011.

11. Consentimiento para las comunicaciones electrónicas
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Al aceptar este Acuerdo, el Usuario reconoce y acepta recibir electrónicamente todas las comunicaciones, contratos, y otros anuncios necesarios en relación con su cuenta y el uso de la Plataforma Payana o los Servicios (las “Comunicaciones”). Las Comunicaciones incluyen, entre varias otras, lo siguiente:

- Todo tipo de acuerdos y políticas, como el presente Acuerdo y la Política de Tratamiento de Datos Personales de Payana, incluidas las Versiones Actualizadas;
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- Recibos o confirmaciones de transacciones relacionadas con el Servicio y/o con la Plataforma;
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- Comunicación en relación con cuentas, incluidas las cuentas que están en mora (que también pueden ser por teléfono y pueden ser realizadas por Payana o por cualquier persona en nombre de Payana, incluido un agente de cobro);
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- Cualquier tipo de declaración e historial de cuenta.
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- Información para la activación de los Servicios adquiridos o facilidades otorgadas para la prestación de los Servicios, incluido pero sin limitar, el débito automático, nuevas soluciones e integraciones con terceros aliados, entre otros.

Payana proporcionará las comunicaciones por correo electrónico, dirigidas al Usuario en la dirección de correo electrónico principal que figura en su registro de cuenta, que puede incluir un enlace o instrucciones sobre cómo acceder a la comunicación en un sitio web, o (si lo permite la Ley aplicable) publicándolas en dicho sitio. Las comunicaciones se consideran recibidas por el Usuario o Suscriptor dentro de las 24 horas posteriores al momento en que se le envían por correo electrónico o se publican en el sitio. Además, al aceptar estos Términos y Condiciones, el Suscriptor declara y acepta que su firma electrónica tiene el mismo efecto que su firma manual o física.

Al dar su consentimiento, confirma que puede recibir, abrir e imprimir o descargar una copia de cualquier comunicación para sus registros. Es importante que conserve copias de las comunicaciones porque es posible que no estén disponibles en su cuenta en una fecha posterior.

Puede retirar su consentimiento para recibir comunicaciones electrónicamente poniéndose en contacto con Payana a través del Soporte al Cliente, el cual podrá ser contactado mediante el celular: +57 (317) 472 4545. Si retira su consentimiento para recibir comunicaciones electrónicamente, Payana puede denegar su registro de cuenta, restringir o cerrar su cuenta o cobrarle tarifas adicionales por copias en papel, dado que el flujo de las comunicaciones es necesario para mantener el vinculo comercial con Payana.  

12. Cambios en Payana

Podemos, sin previo aviso ni responsabilidad, agregar, descontinuar o revisar cualquier aspecto, modo o diseño de la Plataforma o los Servicios, como el alcance de los Servicios, el tiempo de servicio o el software/hardware requerido para acceder a la Plataforma o a los Servicios. También podemos limitar las ubicaciones geográficas o jurisdicciones donde ciertos Servicios pueden estar disponibles. Lo anterior, sin perjuicio de las suscripciones que se encuentren activas al momento de la modificación correspondiente, caso en el cual Payana procederá a comunicar a los Suscriptores y éstos podrán decidir si terminar el Acuerdo con Payana o continuar sujetos a las modificaciones a las que haya lugar.

13. Disponibilidad del Servicio

En caso de que haya una falla o error, omisión, defecto, deficiencia, demora que cause tiempo de inactividad o incapacidad para acceder a la Plataforma o a los Servicios por cualquier período de tiempo, incluida la terminación permanente del Servicio, el Usuario o Suscriptor reconoce y acepta que, en la medida máxima permitida por la Ley aplicable y salvo que se establezca expresamente lo contrario en este Acuerdo, su único recurso para cualquier error, omisión, defecto, deficiencia, demora u otra falla de la Plataforma o los Servicios es dejar de usar la Plataforma y los Servicios. En todo caso, Payana hará todo lo que esté a su alcance para solucionar la falla cuanto antes.

14. Bloqueo temporal o permanente del Usuario o Suscriptor de la Plataforma

En caso de que Payana o sus aliados tengan sospecha razonable de que una transacción realizada por el Usuario o Suscriptor incumple lo establecido en estos Términos y Condiciones o puede estar relacionada a actividades ilícitas bajo la normativa colombiana, Payana podrá proceder a cancelar el Servicio objeto de incumplimiento o duda y realizar una suspensión cautelar de la cuenta del Usuario o Suscriptor de tres (3) días hábiles, y posteriormente definitiva, debidamente motivada, cuya finalidad corresponde a salvaguardar la seguridad de la Plataforma, de Payana y del Usuario o Suscriptor.

La suspensión cautelar será notificada al Usuario o Suscriptor al momento en que sea realizada por Payana. Dicha notificación indicará de forma específica el presunto incumplimiento de los T&C o por qué se sospecha de una transacción relacionada a actividades ilícitas, situación por la cual fue suspendida temporalmente la cuenta. Adicionalmente, establecerá de forma clara el derecho de defensa que tiene el Usuario o Suscriptor respecto del caso en cuestión, los tiempos aplicables para tal efecto y los canales dispuestos por Payana para que se ejerza su derecho a la defensa.

Si el Usuario o Suscriptor controvierte el incumplimiento o la sospecha de actividades ilícitas, Payana levantará la medida de suspensión mientras analiza las pruebas y los argumentos aportados. Dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al recibo de la información por parte del Usuario o Suscriptor, Payana notificará al mismo de la decisión correspondiente al presente caso. Dicha decisión estará debidamente motivada, indicando las razones por las cuales se procede con dicha decisión, las pruebas que lo evidencian, las vías que tiene el Usuario o Suscriptor para controvertir dicha decisión y los tiempos aplicables. En caso de que la decisión sea inhabilitar la cuenta, es en este momento en que Payana procederá a inhabilitar de forma permanente al Usuario o Suscriptor.

Ahora bien, si el Usuario o Suscriptor no controvierte la notificación de la suspensión cautelar, Payana podrá proceder con la inhabilitación permanente de la cuenta del Usuario o Suscriptor, de forma motivada, indicando las razones por las cuales se procede con dicha decisión, las pruebas que lo evidencian, las vías que tiene el Usuario o Suscriptor para controvertir dicha decisión y los tiempos aplicables.

En ambos casos, de presentarse una solicitud de reconsideración, Payana dispone de una instancia imparcial al interior de la compañía para resolver el asunto en un término de quince (15) días hábiles.

15. Información proporcionada por el Usuario

El Usuario asume la responsabilidad exclusiva y se asegura de que cualquier información, datos, documentos o materiales utilizados, divulgados, introducidos, cargados o creados utilizando la Plataforma o en relación con los Servicios sea precisa, confiable y completa, no violen estos Términos y Condiciones y que se encuentra autorizado por sus titulares o propietarios para alojarla o incluirla dentro de la Plataforma. Payana no asume ninguna responsabilidad por la inexactitud de cualquier información, datos, documentos o materiales introducidos o creados, así como uso no autorizado que se realice utilizando la Plataforma o los Servicios, excepto en las situaciones previamente establecidas en estos Términos y Condiciones. La entrada, publicación o carga de cualquier información en la Plataforma y el almacenamiento de cualquier información, datos, documentos o materiales en la Plataforma por parte de Payana no constituye el respaldo o garantía por parte de Payana en cuanto al cumplimiento de dicha información o materiales con la Ley aplicable, o la legitimidad, exactitud, puntualidad, materialidad, integridad o confiabilidad de dicha información o materiales.

16. Consentimiento para la supervisión

El Usuario autoriza a Payana, a sus proveedores y subcontratistas a supervisar su cuenta y el uso de la Plataforma y los Servicios, bajo el cumplimiento de las Leyes aplicables para tal efecto.


17. Condiciones de Uso del Sitio y la Plataforma

Al utilizar la Plataforma, crear o acceder a su cuenta de Payana o al acceder a los Servicios que ofrecemos, el Usuario acepta estar sujeto al Acuerdo sin ninguna modificación o calificación. De no estar satisfecho con el Acuerdo, con las reglas, políticas, directrices o prácticas de Payana, o la operación del Sitio, la Plataforma o los Servicios, el Usuario deberá abstenerse de acceder al Sitio, a la Plataforma y, en general hacer cualquier tipo de uso de los mismos. De presentarse por alguna razón una imposibilidad de cumplir con todas las condiciones establecidas en este Acuerdo o si incumple este Acuerdo, caducará de manera inmediata su permiso para acceder o utilizar los Servicios.

Estos Términos y Condiciones serán considerados como la totalidad del Acuerdo entre el Usuario y Payana, y reemplaza todas las comunicaciones, representaciones o acuerdos anteriores, ya sea orales o escritos, entre el Usuario y Payana con respecto a este tema.

Nos reservamos el derecho de modificar y revisar los Términos y Condiciones en cualquier momento y por cualquier motivo y nos comprometemos a mantener la Versión Actualizada y vigente al alcance de todos los Suscriptores, Usuarios Autorizados y demás Personas a las que le sean aplicables.  

Payana podrá notificar al Usuario en tal sentido, a través de la dirección de correo suministrada o mediante cualquier otro medio que Payana considere adecuado para tal fin. La Versión Actualizada entrará en rigor al momento de su publicación, pero no se aplicará en forma retroactiva. El acceso a la Plataforma Payana y/o el uso de los Servicios por parte de Usuario después de la publicación de una Versión Actualizada constituirá la aceptación tácita de dicha Versión Actualizada.  

Payana se reserva la posibilidad de modificar el diseño, presentación y/o configuración de la Plataforma, así como algunos o todos los Servicios, y/o añadir servicios nuevos.  

Asimismo, el Usuario acepta sujetarse a los siguientes términos de uso del Sitio y la Plataforma:

- Acceso al Sitio y la Plataforma: El Sitio y la Plataforma puede ser accesible desde diversos países; sin embargo, Payana declara expresamente que los Servicios tienen validez exclusivamente dentro del territorio de Colombia.

La Plataforma Payana y los Servicios están destinados a ser utilizados por personas naturales o jurídicas que tengan RUT vigente en Colombia. El Usuario o Suscriptor acepta usar Payana y los Servicios solo para los fines para los que fueron destinados y solo de acuerdo con estos Términos y Condiciones, y acepta que cumple con los requisitos establecidos en estos Términos y Condiciones.

Adicionalmente, el Usuario declara y garantiza que es la persona debidamente autorizada por la persona natural o jurídica para abrir la cuenta y actuar en representación de la misma en lo que respecta a los Servicios, y que el Suscriptor ha proporcionado a Payana la información de contacto de al menos un contacto comercial.

- Usos Prohibidos: Los Usuarios tienen estrictamente prohibido:

(a) Utilizar el Sitio o la Plataforma para obtener información confidencial con fines distintos al acceso de información relacionada con los Servicios.
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(b) Explotar comercialmente, distribuir o utilizar de cualquier otro modo la información contenida en el Sitio o la Plataforma sin autorización previa de Payana.

(c) Utilizar el Sitio o la Plataforma o cualquier información disponible en la misma de manera contraria a la ley, ilegal o en violación de la legislación colombiana.

(d) Emplear “deep-links”, “page-scrapes”, “robots”, “spiders” u otros dispositivos automáticos, programas, algoritmos, metodologías o procesos manuales para acceder, adquirir, copiar o monitorear cualquier parte del Sitio o la Plataforma o su contenido. Esta prohibición incluye cualquier intento de reproducir o evadir la estructura o sistema de navegación del Sitio o la Plataforma con el fin de obtener materiales, documentos o información no disponibles públicamente.

(e) Utilizar dispositivos, software o rutinas para interferir o intentar interferir con el funcionamiento adecuado del Sitio o la Plataforma, de las transacciones realizadas en ella, o permitir que terceros lo hagan.

- Enlaces de Terceros: El Sitio y la Plataforma pueden contener enlaces a sitios web de terceros que participan en el flujo de la prestación de los Servicios de Payana en el marco de alianzas comerciales vigente con ésta y que cuentan con soluciones tecnológicas que se encuentran integradas a la Plataforma. Además, parte de la funcionalidad de los Servicios y la Plataforma Payana operar con y dependen en gran medida de, interfaces de programación de aplicaciones (API) de terceros.

La disponibilidad de dichos servicios de terceros (incluidas sus APIs) en conexión con la Plataforma Payana no constituye un respaldo, garantía o representación en cuanto a la idoneidad, conveniencia, comerciabilidad, título, no infracción, calidad o precisión del proveedor de terceros o sus productos o servicios. Si en algún momento dichos servicios de terceros dejan de ponerse a disposición de Payana en términos razonables, Payana podrá dejar de proporcionar esos servicios de terceros o cualquiera de los Servicios (que dependen de dichos servicios de terceros) sin proporcionarle ningún reembolso, crédito u otra compensación. El único recurso en cabeza del Usuario es cancelar su suscripción y dejar de usar Plataforma Payana y los Servicios.

Payana no controla ni respalda el contenido de dichos sitios y no asume responsabilidad alguna por su funcionamiento, disponibilidad, veracidad o actualizaciones. El Usuario reconoce que Payana no es responsable por ninguna pérdida o daño que se derive del uso de contenido de terceros. El Usuario será debidamente informado cuando esté navegando fuera del Sitio o la Plataforma.

Por lo tanto, el Usuario reconoce que dichos sitios y servicios de terceros son completamente independientes de Payana y como no tenemos control sobre ellos, no aceptamos ninguna responsabilidad con respecto a su uso, capacidad o incapacidad para usar cualquier sitio o servicio de terceros o el contenido de dichos sitios o servicios y por ende, reconoce que cualquier uso de los productos y servicios ofrecidos por proveedores de servicios de terceros será bajo su propio riesgo, además que,  el uso de dichos proveedores de servicios de terceros y sus sitios web y servicios está sujeto, excepto donde esté prohibido por la Ley aplicable, a los términos, condiciones y políticas establecidos por los proveedores de servicios de terceros.

Mediante la aceptación de los presentes Términos y Condiciones el Usuario exime a Payana de cualquier responsabilidad y por medio de la presente la libera de cualquier pérdida que surja de un contrato, delito o de cualquier otra manera por cualquier responsabilidad o pérdida que surja de su uso o incapacidad para usar los productos y servicios de proveedores de servicios de terceros, ya sea o no que dicho uso sea complementario al uso de Plataforma Payana.

- Medidas de Seguridad: Si bien el Usuario podrá crear cuantos Usuarios Autorizados desee, es el Suscriptor el encargado de velar por la seguridad de estos datos. El Suscriptor y la persona natural y/o jurídica aceptan mantener indemne y liberar a las Partes de Payana de cualquier responsabilidad por la presente situación.

El Suscriptor y los Usuarios Autorizados son completamente responsables de cualquier actividad que ocurra en su cuenta de la Plataforma Payana, y esto incluye tomar las medidas necesarias para mantener la cuenta protegida. Al respecto, Payana recomienda que el Usuario registrado use periódicamente la revisión de seguridad.

El Usuario acuerda notificar de forma inmediata a Payana acerca de cualquier hecho que permita suponer el uso indebido de la información contenida en su cuenta de Payana, tales como, robo, extravío, o acceso no autorizado a cuentas y/o contraseñas, con el fin de proceder a su inmediata cancelación. Deberá tomar inmediatamente todas las medidas razonables para mitigar los efectos de una vulneración de seguridad y cooperar con Payana y proporcionar toda la información solicitada por Payana para remediar la vulneración.

El Suscriptor entiende y acepta que es responsable del uso no autorizado de su cuenta de Payana. Acepta eximir y liberar a las Partes de Payana de cualquier pérdida o responsabilidad que pueda incurrir como resultado de que alguien que no sea el Suscriptor use su nombre de usuario, contraseña o cuenta, ya sea con o sin su conocimiento. Por lo tanto, el Suscriptor acepta indemnizar a las Partes de Payana por cualquier daño, reclamación de terceros o responsabilidad que las Partes de Payana puedan incurrir como resultado de actividades que ocurran en o a través de su cuenta de Payana, ya sea que hayas sido directa o personalmente responsable.

Por su parte, Payana será responsable de la seguridad de los datos que se incluyan en la cuenta del Suscriptor y únicamente los utilizará para efectos de cumplir con los Servicios y únicamente, los compartirá con las entidades financieras y otros terceros proveedores de servicios afiliados, en caso de ser necesario.

18. Datos Personales

Mediante la aceptación de estos Términos y Condiciones, el Usuario declara y garantiza que ha obtenido todos los consentimientos necesarios y cumple con todas las Leyes aplicables, incluidas, entre otras, todas las Leyes de privacidad y protección de datos personales, en relación con cualquier uso y divulgación de información relacionada con el uso de la Plataforma y los Servicios. Especialmente garantiza expresamente que cuenta con la autorización de los titulares de los datos personales que cargue a la Plataforma para efectos de que Payana en su calidad de Encargado pueda garantizar la prestación de los Servicios.

De igual manera el Usuario reconoce y acepta que, a través del uso de los Servicios, la Plataforma de Payana puede recopilar y usar la información acerca de otra Persona con el fin de ejecutar cabalmente los Servicios adquiridos. En ese sentido, si en efecto el Usuario proporciona a Payana información personal acerca de otra Persona, estará obligado a asegurarse que se encuentra autorizado para divulgar esa información a Payana, y que Payana, sin más acción, puede recopilar, usar y divulgar esa información en calidad de Encargado para los fines descritos en la Política de Tratamiento de Datos Personales de Payana y conforme la Política de Tratamiento de Datos Personales propia del Usuario.

Asimismo, el Usuario autoriza expresamente a Payana para tratas los datos personales del Usuario en calidad de Responsable para las finalidades establecidas para los Clientes de Payana que se indican en  la Política para el Tratamiento de Datos Personales de Payana.

En todo caso, al acceder o utilizar la Plataforma o los Servicios, el Usuario acepta los términos de la Política de Tratamiento de Datos Personales de Payana, incluido el uso o divulgación por parte de Payana de cualquier información personal que el Usuario proporcione a Payana para los fines establecidos en la Política de Tratamiento de Datos Personales y todos los usos accesorios del mismo y necesarios para la prestación de los Servicios.

Asimismo, el Usuario tendrá derecho de conocer, actualizar y rectificar los Datos Personales suministrados a Payana y tratados por ésta. También podrá solicitar prueba de la autorización para el tratamiento, ser informado sobre cómo se ha tratado su información, presentar consultas o quejas, o solicitar a Payana que elimine sus datos en cualquier momento, enviando un correo electrónico a datospersonales@payana.io, siguiendo las indicaciones previstas en la Política de Tratamiento de Datos Personales de Payana.

En este enlace https://payana.la/co/politica-de-datos el Usuario podrá familiarizarse con Política de Tratamiento de Datos Personales de Payana, para conocer cómo Payana recolecta y trata su información.

19. Derechos de autor, marcas comerciales y propiedad intelectual

Payana y sus licenciantes y proveedores poseen tanto los derechos de propiedad como los derechos de propiedad intelectual sobre todas las URL, materiales, productos, contenido web, diseños de páginas web, diseños de páginas web, imágenes, texto, herramientas, utilidades y software que conforman Plataforma Payana y los Servicios. Los procedimientos técnicos, procesos, conceptos y métodos de operación que son inherentes a Payana constituyen propiedad y confidencialidad de Payana. El uso de Plataforma Payana o los Servicios no constituye una venta o transferencia de ningún derecho de propiedad intelectual a ningún Usuario. Sin perjuicio de lo anterior, sus datos, información y cualquier otro contenido que nos proporcione o introduzca mediante la Plataforma Payana y los Servicios son exclusivamente suyos. Cualquier información o datos de un Suscriptor introducidos mediante la Plataforma Payana o proporcionados para acceder a Payana en nombre de un Suscriptor, son propiedad del Suscriptor. Sin perjuicio de lo anterior, mediante la aceptación de los Términos y Condiciones, el Suscriptor concede a Payana un derecho y licencia mundial, perpetuo, sin regalías y no exclusivo para usar todos los datos, información y contenido proporcionados en relación con su uso de la Plataforma Payana y los Servicios para cualquier uso razonablemente relacionado con la Plataforma Payana y los Servicios.

Los materiales relacionados con Payana, incluyendo el contenido de la Plataforma Payana y cualquier software descargado desde Payana, están protegidos por derechos de autor, marcas comerciales y otras leyes de propiedad intelectual. Payana se reserva todos los derechos sobre dichos materiales. No podrá crear, almacenar, descargar, transferir, vender, reproducir, redistribuir, transferir a ningún otro servidor, modificar, ingeniería inversa o copiar los Servicios o cualquiera de los materiales o software o cualquier parte de Payana o cualquier contenido del mismo sin el consentimiento expreso y por escrito de Payana. También deberá tomar todas las medidas razonables para evitar cualquier uso, copia o transferencia no autorizada de los materiales relacionados con Payana y no podrá arrendar, vender, comprometer, sublicenciar, ceder o manejar de otra manera la Plataforma Payana o el software perteneciente a Payana de manera que sea inconsistente con los derechos de propiedad intelectual en relación a Payana y el software. No podrá promover ningún interés comercial, falsificar o eliminar información en la Plataforma Payana, recopilar información personal sin autorización expresa para hacerlo, violar leyes aplicables, crear una identidad falsa o utilizar la Plataforma Payana bajo falsos pretextos.

20. Limitación de Responsabilidad

En la mayor medida permitida por la Ley aplicable, el Suscriptor y todos los Usuarios Autorizados aceptan liberar, remitir y exonerar a las Partes de Payana de toda clase de derechos, pérdidas, costos, reclamaciones, quejas, demandas, deudas, daños, acciones legales, procedimientos, responsabilidades, obligaciones, honorarios legales o costos de cualquier naturaleza o tipo (una “Reclamación”), ya sea conocida o desconocida, que surjan, estén relacionadas con, o estén conectadas de cualquier manera con este Acuerdo o el uso o incapacidad de usar Plataforma Payana o los Servicios, incluyendo, pero sin limitarse a, (i) los servicios de terceros; (ii) virus, programas espías, fallas del proveedor de servicios o interrupciones del acceso a internet; o (iii) pérdida de datos, error, inexactitud de datos, fallo de pago, defecto de pago, cálculos inexactos (salvo que se indique lo contrario en este documento), tiempo de inactividad, robo de identidad, fraude o acceso no autorizado, independientemente de si dicha reclamación se basa en contrato o responsabilidad civil o cualquier otra causa y sin importar la suficiencia o insuficiencia de cualquier remedio proporcionado en este Acuerdo o cualquier licencia.

En la medida máxima permitida por la Ley aplicable, en ningún caso las Partes de Payana serán responsables ante el Suscriptor, cualquier Usuario o cualquier tercero por cualquier pérdida de beneficios o cualquier daño indirecto, consecuencial, ejemplar, incidental, especial o punitivo que surja o esté relacionado con este Acuerdo o su uso o incapacidad de usar Plataforma Payana o los Servicios.

Excepto como se establece expresamente en este Acuerdo y en la medida más amplia permitida por la Ley aplicable, las Partes de Payana no ofrecen garantías, expresas o implícitas, en relación con Plataforma Payana o los Servicios. El Suscriptor y todos los Usuarios autorizados reconocen que cualquier garantía implícita se encuentra excluida de su licencia y uso de la Plataforma Payana y los Servicios.

El Suscriptor y los Usuarios Autorizados reconocen y aceptan expresamente que la Plataforma Payana y los Servicios se proporcionan “tal cual están" y el Suscriptor y los Usuarios Autorizados aceptan utilizar Plataforma Payana, los Servicios, cualquier servicio de terceros y servicios en línea, y cualquier contenido, materiales, herramientas, utilidades, software y funcionalidad relacionada con Payana o los Servicios bajo su propio riesgo. El Suscriptor y los Usuarios aceptan determinar la adecuación de Plataforma Payana y los Servicios para el uso previsto y aceptan verificar todos los resultados obtenidos usando Plataforma Payana y los Servicios.

El Suscriptor acepta que los propósitos esenciales de este acuerdo se pueden cumplir incluso con estas limitaciones de responsabilidad. Reconoce que Payana no podría ofrecer los productos y Servicios de manera económica sin estas limitaciones.

21. Ausencia de relación laboral

El Suscriptor reconoce y acepta que en caso que Payana preste los servicios de dispersión de nómina a favor del Suscriptor, por ningún motivo se entenderá que Payana está vinculado laboralmente de manera alguna con el Suscriptor ni sus empleados, limitándose su gestión a la dispersión de pagos de nómina del Suscriptor en virtud de la instrucción irrevocable que recibido con base en la relación comercial existente entre las Partes en virtud de estos Términos y Condiciones, bajo las siguientes aclaraciones y condiciones, sin perjuicio de las aclaraciones, condiciones y exoneraciones de responsabilidad de Payana, indicadas en las demás secciones de estos Términos y Condiciones:

- El Suscriptor reconoce y acepta que no existe vínculo laboral alguno entre Payana y los empleados del Suscriptor.
‍
- La gestión de Payana en virtud de la instrucción irrevocable del Suscriptor se limita exclusivamente a la dispensación de pagos de nómina del Suscriptor, conforme lo establecido en los presentes Términos Condiciones.
‍
- Payana no es una empresa de servicios temporales.
‍
- El Suscriptor reconoce y acepta que no existe ni existirá durante la vigencia del presente Acuerdo relación de subordinación laboral entre el Suscriptor, sus administradores, empleados o contratistas y Payana.
‍
- Payana por instrucción irrevocable del Suscriptor paga la nómina de los empleados del Suscriptor en las cuentas bancarias que previamente le sean suministradas, siendo el Suscriptor el único responsable de efectuar las retenciones y pago de impuestos a los que haya lugar conforme a la ley o normatividad laboral vigente, siendo de su exclusiva responsabilidad la declaración y pago en la periodicidad que tales normas le obliguen y de la forma en las que las autoridades aplicables lo exijan.
‍
- Payana no responderá por los errores (acciones u omisiones) en que incurra el Suscriptor en la liquidación y/o en el pago de las acreencias laborales a favor de sus trabajadores.
‍
- El Suscriptor mantendrá indemne a Payana de cualquier reclamo, demanda, acción legal o costo que se genere derivado de cualquier acción legal proveniente de su actuar o el de sus empleados, subcontratistas o proveedores, y libera a Payana, y sus directivos, accionistas y empleados de toda y cualquier responsabilidad por razón u ocasión, directa o indirecta, de litigios, reclamos, demandas, requerimientos, y/o procedimientos de cualquier naturaleza que inicien los empleados o contratistas del Suscriptor en contra de Payana por razón, y/o con ocasión de la ejecución de sus obligaciones bajo el Acuerdo. Igualmente, el Suscriptor exonera de toda responsabilidad a Payana frente a cualquier proceso de fiscalización que le sea adelantado al Deudor por parte de la UGPP, la DIAN o cualquier otra entidad del orden nacional, departamental o municipal, así como por cualquier reclamación de entidad pública o privada, como lo es, pero sin limitarse, a entidades de seguridad social, entidades financieras, operadores de libranza, etc.

- El Suscriptor mantendrá indemne a Payana de cualquier reclamación por concepto de salarios y prestaciones sociales.

- Payana no es responsable del monto pagado, ni del tiempo en que se efectué el pago, así como tampoco del tiempo que tome el abono en cuenta a los empleados del Suscriptor, ni de las reclamaciones que se deriven de los empleados o contratistas del Suscriptor, en caso de aplicar.

- Payana una vez culminada la transferencia de fondos a los empleados del Suscriptor en desarrollo de la instrucción irrevocable, enviará un comprobante de pago a los empleados del Suscriptor con indicación del monto transferido, en el formato y con el contenido elegido por el Acreedor.

- Payana no será responsable frente al Suscriptor o sus empleados y/o contratistas, por cualquier deducción, retención o embargo que sea practicado sobre las sumas que sean abonadas en la cuenta de los empleados del Suscriptor, por instrucción irrevocable de este último.

- Payana no será responsable por cualquier inconsistencia o error en el pago, como consecuencia del error o inexactitud en el suministro de la información por parte del Suscriptor para la realización por instrucción irrevocable del Suscriptor, del pago de la nómina de los empleados del Suscriptor.

22. Deberes del Suscriptor

En virtud de la aceptación de los presentes Términos y Condiciones, el Suscriptor se obliga a:

- Ingresar sus datos personales de manera veraz al momento de registrarse en la Plataforma.

- Abstenerse de transferir a terceros no autorizados los datos de su cuenta en la Plataforma.

- Notificar a Payana respecto de cualquier uso no autorizado de su cuenta al interior de la Plataforma.

- Disponer de fondos suficientes para realizar el pago de la suscripción y los pagos a Payana para que éste realice los pagos a los Beneficiarios.

- Abstenerse de registrar métodos de pago de propiedad de terceros sin autorización de éstos.

- Registrar los métodos de pago de conformidad con el proceso de verificación al interior de la Plataforma.

- Los demás deberes y garantías otorgadas por el Usuario en los presentes Términos y Condiciones.

23. Terminación del Servicio

Payana puede cancelar su suscripción, este Acuerdo y su uso de Plataforma Payana y los Servicios en cualquier momento y por cualquier motivo, con o sin previo aviso, si incumple este Acuerdo o sospechamos que ha cometido fraude o sospechamos que su cuenta de la Plataforma Payana ha sido comprometida de alguna manera. Tomaremos medidas razonables para notificarle respecto a la cancelación o estos otros tipos de cambios por correo electrónico o la próxima vez que intente acceder a su cuenta en la Plataforma. Podemos suspender de manera permanente o temporal el acceso a los Servicios o el acceso a la Plataforma sin previo aviso ni responsabilidad por cualquier motivo o sin motivo alguno. Podemos suspender de manera permanente o temporal el acceso a los Servicios o el acceso a la Plataforma sin previo aviso ni responsabilidad por cualquier motivo o sin motivo alguno. Si es una entidad, Payana  también puede terminar su suscripción, este acuerdo y su uso de la Plataforma Payana y sus Servicios si: (i) se vuelve insolvente o admite su incapacidad para pagar sus deudas en general a medida que vencen; (ii) se somete, voluntaria o involuntariamente, a cualquier proceso bajo cualquier Ley de quiebra o insolvencia nacional o extranjera, que no se suspenda completamente dentro de los 10 días hábiles o no se desestime o anule dentro de los 30 días calendario posteriores a la presentación; (iii) se disuelve o liquida o toma cualquier acción corporativa con ese propósito; (iv) realiza una asignación general para el beneficio de los acreedores; o (v) tiene un receptor, administrador, custodio o agente similar designado por orden de cualquier tribunal de jurisdicción competente para hacerse cargo o vender cualquier porción material de su propiedad o negocio.

El Suscriptor podrá́ terminar unilateralmente su cuenta en la Plataforma en cualquier momento que así lo desee, sujeto a las siguientes condiciones:
‍
- Cuando se trate de la cancelación de una suscripción mensual, esta se hará efectiva en la siguiente fecha de corte, la cual puede ser el día 1 o el día 15 de cada mes, dependiendo de la fecha en que se haya realizado la suscripción o de la fecha de corte seleccionada por el Suscriptor. Durante el período comprendido entre la solicitud de cancelación y la fecha de corte aplicable, el Suscriptor mantendrá acceso a los Servicios y podrá hacer uso de ellos.

- Cuando se trate de la cancelación de una suscripción anual, la misma se entenderá la efectiva a partir de la siguiente fecha de renovación, es decir, al finalizar el año contado desde la fecha de inicio de la suscripción. Durante este período, el usuario continuará teniendo acceso a los Servicios. La cancelación de la suscripción anual no dará lugar al reembolso del valor de los meses restantes para cumplir el año de suscripción adquirido.

En cualquier caso, la cancelación de la cuenta de Payana implica la eliminación de su contenido. Payana no asumirá ninguna responsabilidad con el Suscriptor por cualquier cancelación y/o suspensión de la cuenta de Payana o la eliminación de su contenido.  

24. Fuerza Mayor

No seremos responsables por ningún retraso o fallo en el cumplimiento del Acuerdo debido a la ocurrencia de un evento imprevisto fuera del control razonable de Payana, incluyendo, entre otros, desastres naturales, pandemias, fallas de energía, fallas de servidores, fallas o interrupciones del servicio de proveedores de servicios de terceros, embargo, disputas laborales, cierres patronales y huelgas, disturbios, guerra, inundaciones, insurrecciones, cambios legislativos y acciones gubernamentales.

25. Ley Aplicable

Estos Términos y Condiciones están regidos por la ley vigente en la República de Colombia.

En caso de diferencias, discrepancias o conflictos generados entre las partes con ocasión de la celebración, interpretación, ejecución, modificación, terminación o liquidación del presente acuerdo, se intentará solucionarlas en forma directa, rápida y amigablemente. De no lograrse un acuerdo dentro de los 30 días calendario siguientes a la fecha de la primera comunicación escrita que una parte haya remitido a la otra sobre la diferencia, discrepancia o conflicto, cualquiera de las partes podrá solicitar que las diferencias, discrepancias o conflictos en cuestión se sometan a la decisión de un Tribunal de Arbitramento, integrado por un miembro si la cuantía del conflicto no excede 500 SMLMV, de exceder dicho monto estará integrado por tres miembros escogidos de común acuerdo entre las partes en caso de no existir dicho acuerdo dentro de los 10 días hábiles siguientes a aquel en que se proponga el nombre o nombres de los árbitros, este o estos serán designados por la misma Cámara de Comercio de Bogotá, a solicitud de una cualquiera de las partes. En todo caso el Tribunal deberá constituirse dentro de los 30 días calendario siguientes al vencimiento del plazo de 30 días fijado anteriormente en esta disposición para el arreglo directo. El Tribunal de Arbitramento se sujetará a la legislación colombiana, funcionará en la ciudad de Bogotá y decidirá en derecho dentro de un plazo máximo de 3 meses contados a partir de la fecha de su instalación. Los costos de funcionamiento del Tribunal de Arbitramento lo asumirán las partes por mitades. La parte cuyas pretensiones hubiesen sido desestimadas por el Tribunal de Arbitramento, devolverá a la otra parte lo aportado para el funcionamiento del Tribunal.

No se someterán al proceso arbitral al que se refiere la presente cláusula, los pleitos que se refieran al cobro de deudas surgidas en la ejecución de los servicios contratados.

26. No Renuncia

Ningún retraso u omisión al ejercer cualquier derecho o remedio que surja por incumplimiento o defecto en virtud de este Acuerdo perjudicará tal derecho o remedio, ni se interpretará como una renuncia a tal incumplimiento o defecto o a cualquier otro incumplimiento o defecto similar que ocurra posteriormente, y ningún ejercicio único o parcial de ellos impedirá cualquier otro o posterior ejercicio de ellos o el ejercicio de cualquier otro derecho o remedio. Ninguna renuncia (o renuncias consecutivas) de cualquier incumplimiento o defecto único operará o se interpretará como una renuncia a cualquier incumplimiento o defecto posterior.

27. Aceptación Electrónica

Al aceptar los presente Términos y Condiciones, el Usuario manifiesta su voluntad inequívoca que contratar con Payana, lo cual constituye un acuerdo vinculante entre el Usuario y Payana, con la misma validez que la firma de un documento físico con firma manuscrita. Asimismo, el Usuario autoriza expresamente el uso de firmas electrónicas en la ejecución de la relación comercial con Payana, así como garantiza la capacidad y consentimiento para recibir comunicaciones electrónicas de parte de Payana confirme lo indicado en la sección __. Asimismo, el uso continuo de los Servicios confirma la aceptación de los presentes Términos y Condiciones.

En caso de que el Usuario decida no aceptar este consentimiento o retirarlo, el uso de los Servicios podrá verse restringido o cancelado por Payana, ya que la aceptación de los mismos constituye un requisito indispensable para la prestación de los Servicios por parte de Payana.

28. Canales de Atención
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Payana pone a disposición de los Usuarios o Suscriptores los siguientes canales de atención para el ejercicio de sus derechos, así como para la presentación de peticiones, quejas, reclamos (PQR) o sugerencias relacionados con los Servicios, los cuales serán respondidos dentro del término legal aplicable.

Tipo de solicitud
Canal de Contacto  
Datos personales
datospersonales@payana.io
Soporte
A través del chat de la plataforma
PQR

29. Publicación

Fecha de publicación: 28 de julio de 2025.  
**Esta versión de los Términos y Condiciones corresponde a la versión más actual**