Política de Tratamiento de Datos Personales
ANAYAP S.A.S.
1. Objeto
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (la “Política”) fue diseñada por ANAYAP S.A.S., identificada con NIT. 901723460-6 (en adelante “nuestra empresa” o “Payana”) con el objetivo de establecer pautas claras y precisas para el manejo de la información personal de empleados, clientes, proveedores y demás terceros personas naturales (en adelante "Titular" o “Titulares”). Así, esta política regula todas las operaciones que desempeñe nuestra empresa dentro del desarrollo de las actividades propias de su objeto social que requieran el tratamiento de Datos Personales, incluyendo la recolección o recopilación, almacenamiento, uso, circulación o supresión de información que esté vinculada o pueda vincularse con una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Para nuestra empresa cuando asumimos la calidad de Responsable de los Datos Personales recolectados en el marco de nuestra actividad, es prioridad mantener la privacidad y confidencialidad de los mismos, por lo que, nos comprometemos a tratar dicha información únicamente dentro de las finalidades establecidas en esta Política y de acuerdo con los principios y disposiciones normativas que regulan el Régimen de Protección de Datos Personales en Colombia.
2. Normativa aplicable
Esta política se fundamenta en los principios y demás parámetros establecidos en: (i) el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, (ii) la Ley 1266 de 2008, (iii) la Ley 1581 de 2012, (iv) el Decreto 1074 de 2015 y aquellas normas que los modifiquen, adicionen, desarrollen o complementen.
3. Definiciones
La Política debe ser interpretada teniendo en cuenta las siguientes definiciones determinadas por el Régimen de Protección de Protección de Datos Personales colombiano:
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales;
- Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
- Candidato(s): aquellas personas que hayan recibido una oferta laboral o de prestación de servicios por parte de nuestra empresa, o se encuentren involucradas en un proceso de selección como aspirantes como posibles empleados.
- Cliente(s): toda persona que recibe los servicios ofrecidos por parte de nuestra empresa;
- Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
- Datos Sensibles: información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como origen racial o étnico, orientación política, salud, vida sexual, entre otros;
- Dato Público: información no semiprivada, privada o sensible, como estado civil, profesión u oficio, contenida en registros públicos, documentos públicos, entre otros;
- Encargado: persona que realiza el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable;
- Empleado(s): persona natural que en virtud de un contrato de trabajo se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante remuneración;
- Responsable: persona que decide sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos. En este caso, se trata de Anayap S.A.S.;
- Proveedor(es): toda persona natural o jurídica que preste algún servicio al Responsable, en virtud de una relación contractual/obligacional.
- Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento;
- Tratamiento: operaciones sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión;
- Transferencia: envío de datos personales del Responsable y/o Encargado ubicado en Colombia a un receptor, Responsable del Tratamiento dentro o fuera del país;
- Transmisión: comunicación de datos personales dentro o fuera del territorio de Colombia por el Encargado por cuenta del Responsable.
4. Finalidades del Tratamiento
Es responsabilidad Payana como Responsable recolectar, almacenar, usar, circular, transmitir y transferir los Datos Personales objeto de Tratamiento únicamente en cumplimiento de las siguientes finalidades especificas:
4.1 Los Datos Personales de nuestros Clientes serán Tratados para las siguientes finalidades:
- Ejecutar la relación contractual o comercial;
- Efectuar el registro y la creación del usuario del Cliente en la plataforma de Payana y, en general, gestionar los productos o servicios ofrecidos por nuestra empresa a través de cualquier medio físico o digital;
- Comunicarnos con el Cliente a través de los canales de contacto suministrados o habilitados por éste, con el fin de enviarle documentos o información directamente vinculada con la relación contractual, comercial y obligacional;
- Suministrarle al Cliente la información necesaria, a través de la plataforma de Payana o aplicaciones móviles de comunicación, sobre los productos ofrecidos, para formalizar la relación comercial;
- Manejar la facturación y recaudo de cartera, envío de extractos, desembolsos, cobros de obligaciones y cualquier otra actividad autorizada por el Cliente y los términos y condiciones que rigen la relación;
- Enviar, recibir de mensajes de texto, correos electrónicos y/o otros con fines comunicativos, publicitarios y/o de atención, con el fin de ofrecerle al Cliente los bienes y servicios de Payana y mantener un contacto personalizado;
- Mejorar de las iniciativas comerciales y promocionales de nuestra empresa;
- Evaluar la atención brindada y realizar actividades de prospección comercial.
- Gestionar oportunamente las peticiones, quejas o reclamos que nos presente el Cliente a través de los canales de contacto provistos por Payana;
- Dar cumplimiento al sistema de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo adoptado por Payana y consultar los datos del Cliente en listas restrictivas y vinculantes;
Identificar y realizar el Tratamiento de toda la información suministrada por el Cliente en una o varias Bases de Datos;
- Transmitir los Datos Personales con los Proveedores, contratistas, operadores de logística y en general cualquier tercero para el cumplimiento de las obligaciones de Payana, o transferirlos si ello se encuentra autorizado expresamente;
- Recolectar información para campañas comerciales, informativas y de mercadeo;
- Recolectar, almacenar, procesar, usar, transmitir y en general tratar los datos biométricos para efecto de: (i) Verificación y validación de identidad, como mecanismo de autenticación en procesos presenciales o digitales; (ii) Prevención de suplantación o fraude de identidad; (iii) Cumplimiento de obligaciones legales o contractuales, especialmente las relacionadas con seguridad, control de acceso, y prevención de lavado de activos o financiación del terrorismo (SARLAFT); (iv) Gestión de acceso a sistemas, plataformas tecnológicas, instalaciones físicas o virtuales; (v) Conservación de registros digitales como evidencia de aceptación de términos o consentimiento informado. Lo anterior conforme a los establecido en la sección 8 de esta política;
- Transmitir a terceros los Datos Personales de los que es responsable nuestra empresa para efectos de cumplimiento de la relación contractual o comercial y para efectos de análisis de datos, o transferirlos si ello se encuentra autorizado expresamente;
- Recolectar, almacenar, usar, consultar, verificar, reportar, actualizar, rectificar y suprimir, en todo momento, los Datos Personales financieros, crediticios, comerciales, sensibles y/o biométricos, conforme a lo previsto en la legislación aplicable y para las finalidades descritas en la sección 9 de la presente política.
- Compartir, transmitir o transferir tus datos personales e información con las entidades filiales, matrices o subsidiarias nacionales o extranjeras de Payana, así como con cualquier otra que haga parte del grupo empresarial o que comparta la situación de control con Payana, en la medida en que sea necesario para la ejecución y continuidad de la relación contractual o comercial;
4.2 Los Datos Personales de nuestros Proveedores serán Tratados para las siguientes finalidades
- Supervisar y hacer seguimiento a la correcta y debida ejecución de la relación contractual o comercial;
- Ejecutar los aspectos administrativos, financieros, operativos, logísticos y contables asociados al cumplimiento de las obligaciones de ambas partes;
- Gestionar los aspectos administrativos, financieros y contables relacionados con la adquisición de bienes y servicios, incluyendo el pago de facturas, retenciones y demás obligaciones tributarias;
- Contactar al Proveedor para el envío y recepción de órdenes de compra, solicitudes de cotización, acuerdos comerciales y cualquier otro documento necesario en el marco de la relación comercial;
- Evaluar el desempeño y cumplimiento de las obligaciones adquiridas por el Proveedor frente a Payana en relación con los servicios prestados y productos suministrados;
- Gestionar los riesgos asociados a la contratación, garantizando el cumplimiento de los estándares de calidad, seguridad y regulaciones aplicables;
- Verificar los antecedentes comerciales, reputacionales, crediticios y financieros del Proveedor para fines de prevención del fraude;
- Almacenar la información del Proveedor en Bases de Datos protegidas para facilitar su gestión y garantizar su confidencialidad;
- Comunicarse con el Proveedor para el envío de documentos o información directamente vinculada con la relación comercial, contractual y/u obligacional;
- Transmitir los Datos Personales con los proveedores de servicios, contratistas para el cumplimiento de la relación comercial o contractual y en general terceros para el cumplimiento de las obligaciones de Payana, análisis de datos, o transferirlos si ello se encuentra autorizado expresamente;
- Atender o remitir solicitudes, peticiones y reclamos relacionados con la prestación de servicios o suministro de productos relacionados con la relación comercial.
4.3 Si eres Empleado y/o Candidato, tus Datos Personales serán tratados confirme a las siguientes finalidades
- Ejecutar auditorías y actualizar los sistemas y Bases de Datos de Payana;
- Contactar al Empleado/Candidato para el envío de información referida a la vinculación laboral con Payana o a la que ésta se encuentre interesada en establecer;
- Realizar la recolección y tratamiento de toda la información compartida por el Empleado/Candidato con Payana en una o varias Bases de Datos;
- Administrar los datos requeridos para realizar el pago de honorarios, salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones a cargo de Payana según lo dictaminado por el ordenamiento jurídico y por el contrato laboral;
- Cumplir con las estipulaciones de los contratos que se hayan celebrado con Payana, lo cual implica cualquier requerimiento, solicitud, reclamación;
- Desarrollar procedimientos de control ético, disciplinario, tales como descargos o llamados de atención, aplicable bajo las disposiciones del reglamento interno aplicable y demás normativa relevante;
- Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar en Bases de Datos la información suministrada el Empleado/Candidato en calidad de Titular de la misma;
- Organizar e implementar actividades empresariales dentro del entorno laboral;
- Cumplir los requerimientos legales de información de las autoridades encargadas de la supervisión de las actividades ordinarias del objeto social de Payana, previo cumplimiento del debido proceso;
- Asegurar el cumplimiento del Reglamento Interno de Trabajo, así como de las demás políticas internas de Payana;
- Comprobar las credenciales señaladas en las hojas de vida. En caso de entregarse referencias personales y/o comerciales, el Empleado/Candidato garantiza expresamente que ha obtenido de antemano la autorización de dichos contactos, para realizar el respectivo contacto con los mismos;
- Prevenir cualquier uso inadecuado de los servicios ofrecidos por Payana que pueda venir de parte del Empleado;
- Registrar la información del grupo familiar del Empleado, en aras de dar cumplimiento de los deberes que la Ley determina;
- Darle autorización y acceso al Empleado/Candidato a las instalaciones de Payana;
- Realizar la administración de Datos Personales para el cumplimiento de los deberes que, como Responsable, le corresponden a Payana según lo establecido por el ordenamiento jurídico colombiano;
- Cumplir con los deberes legales que Payana tiene como empleador, tal y como son las relativas a evitar conductas relativas a lavado de activos y financiación del terrorismo;
- Verificar, comparar e investigar la información suministrada por el Empleado/Candidato en calidad de Titular, con cualquier información a la que Payana tenga acceso mediante medios legítimos;
- Grabar y utilizar las grabaciones de cámaras del circuito cerrado de televisión o imágenes que capturen la imagen del Empleado/Candidato, como un mecanismo de seguridad de las instalaciones de Payana;
- Transmitir los Datos Personales del Empleado/Candidato a terceros con el objetivo de dar cumplimiento de las obligaciones de Payana, o transferirlos de ser requerido, únicamente en aquellos escenarios en los que esta se encuentre autorizada de manera previa por el Titular;
- Consultar, en cualquier tiempo, en Bases de Datos manejadas por centrales de riesgo u otros operadores, toda la información relevante para conocer el desempeño del Empleado/Candidato como deudor, su capacidad de pago, la viabilidad para entablar o mantener una relación contractual o cualquier otra finalidad que se derive del conocimiento de esta información;
- Transmitir los Datos Personales de los que es responsable Payana, a terceros para efectos de cumplimiento de su relación contractual o para efectos de análisis de datos, o transferirlos si ello se encuentra autorizado expresamente.
5. Autorización para el Tratamiento de tus Datos Personales
El Tratamiento, incluyendo la recolección o recopilación, circulación y eliminación de información, requerirá el consentimiento previo, libre, expreso e informado de su Titular, el cual puede ser obtenido por cualquier medio que pueda ser utilizado como prueba, tal y como es el caso de: documentos físicos, correos electrónicos, llamadas telefónicas grabadas, etc. Además, de acuerdo con las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, nuestra empresa como Responsable debe informar al Titular sobre lo siguiente:
- La naturaleza del Tratamiento al que son sometidos sus Datos Personales y el propósito específico del mismo.
- Las finalidades del Tratamiento.
- La forma en la que se puede conocer esta Política.
- Los derechos que le corresponden como Titular de los Datos Personales.
- Los canales de comunicación, como página web, correo electrónico, dirección física, u otros, a través de los cuales puede presentar consultas y/o reclamos a nuestra empresa como Responsable de los Datos Personales.
6. Derechos de los Titulares de los Datos Personales
Según lo estipulado por el ordenamiento jurídico colombiano, el Titular contará con los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente al Responsable o los Encargados del Tratamiento de los Datos Personales. Este derecho se puede ejercer, entre otros frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a nuestra empresa para el Tratamiento de los Datos Personales salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento;
- Ser informado por nuestra empresa o el Encargado que actúa en nuestro nombre, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales;
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 frente al Tratamiento;
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de Datos Personales cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento nuestra empresa o persona o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;
- Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
7. Procedimiento habilitado para que el persona dueña de los información pueda ejercer sus derechos
A continuación, se detalla el procedimiento que el Titular debe seguir para poder ejercer sus derechos sobre la información que sea almacenada en las Bases de Datos de nuestra empresa según lo señalado por la normativa aplicable. Se debe tener presente que, aun cuando los derechos de acceso, actualización, corrección y supresión de la Autorización son de ejercicio exclusivo del Titular, este puede dar la debida autorización a un representante legal o apoderado para llevar a cabo dichos procesos.
Se debe advertir que la normativa determina que, el escenario en el que la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no fuera acreditado que esta actuará en representación de este, la consulta se considerará como no radicada.
8. Solicitudes
Para ejercer el derecho de consulta ante nuestra empresa, el Titular deberá:
- Remitir una solicitud escrita al canal de atención designado por Payana (el cual se encuentra descrito en el numeral 11 de esta política), solicitud en la cual el Titular se debe identificar plenamente.
- La solicitud en cuestión debe ser clara, completa y legible, con el objetivo de que nuestra empresa pueda dar una contestación que abarque el contenido de la consulta a cabalidad.
- Es responsabilidad de nuestra empresa corregir y actualizar, a solicitud del Titular, cualquier información incompleta o inexacta que posea sobre este, siguiendo el procedimiento y los plazos indicados anteriormente. Para solicitar la corrección y actualización de los Datos Personales, el
- Titular debe especificar las rectificaciones que este desee efectuar y adjuntar la documentación que respalde su petición.
- Nuestra empresa garantizará que todas las solicitudes presentadas sean atendidas dentro de un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha de su recepción.
- En aquellos casos en que no sea posible para nuestra empresa responder la consulta dentro del plazo inicialmente señalado, diligentemente le informaremos al interesado e indicaremos la nueva fecha en la que se atenderá la consulta, oportunidad que no excederá de cinco (5) días hábiles después de la expiración del primer término.
9. Reclamos
De igual manera, los Titulares o terceros habilitados por estos tienen el derecho de presentar reclamos ante nuestra empresa cuando consideren necesario corregir, actualizar o eliminar la información contenida en las Bases de Datos, o cuando observen un presunto incumplimiento de los deberes establecidos en la mencionada ley y en las finalidades del Tratamiento, para esto, el Titular debe:
- Remitir por escrito al canal de atención designado por Payana (el cual se encuentra descrito en el numeral 11 de esta política), la queja o reclamo firmado y acompañado por una copia del documento de identificación del solicitante.
- Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al Titular, o al que lo represente para dichos efectos, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
- Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el Titular solicitante presente la información requerida, se considerará que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
- Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
- De acuerdo con lo dictaminado por la Ley, el plazo máximo para atender dichos reclamos es de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la recepción del mismo. En caso de que no sea posible resolver el reclamo dentro de este plazo, se informará al Titular interesado antes de que venza dicho término los motivos de la demora y la nueva fecha en la que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso excederá los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
10. Tratamiento de Datos Sensibles
Nuestra empresa no realizará el Tratamiento de Datos Sensibles en escenarios diferentes a los avalados por la Ley 1581 de 2012. Sin embargo, si en el desarrollo de su actividad nuestra empresa llegará requerir el Tratamiento de información de esta índole, nuestra empresa se asegurará de solicitar el consentimiento previo y expreso a los Titulares, realizando el Tratamiento de aquellos datos que sean indispensables para la correcta prestación de sus servicios.
Se debe precisar que, en el presente escenario, es prioridad de nuestra empresa cumplir con su deber de guardar la confidencialidad requerida, en especial, evitando propiciar que con estos Datos se presente discriminación o cualquier tipo de vulneración a los derechos del Titular de los mismos.
11. Canales de contacto e información de Payana
En caso de preguntas acerca de esta Política, o cualquier inquietud o reclamo respecto de esta misma, comuníquese a través del siguiente correo electrónico: datospersonales@payana.io y Operaciones como área encargada le dará el trámite correspondiente a la solicitud.
Vigencia
Payana expidió esta política el día 10 de junio del 2025, sin embargo, se debe señalar que, el contenido del presente documento puede ser sujeto a modificación periódica por parte de Payana, por lo que, este recomienda a los Titulares consultar en la página web https://payana.la/co para conocer la versión más actualizada de la misma.
Por otro lado, la vigencia de la presente Política se extenderá por el término de duración de la relación comercial o cualquier otro tipo de vinculación que nuestra empresa desempeñe con el Titular, salvo petición en contrario por parte de este último.
12. Vigencia
Payana expidió esta política el día 10 de junio del 2025, sin embargo, se debe señalar que, el contenido del presente documento puede ser sujeto a modificación periódica por parte de Payana, por lo que, este recomienda a los Titulares consultar en la página web https://payana.la/co para conocer la versión más actualizada de la misma.Por otro lado, la vigencia de la presente Política se extenderá por el término de duración de la relación comercial o cualquier otro tipo de vinculación que nuestra empresa desempeñe con el Titular, salvo petición en contrario por parte de este último.
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