Qué es la factura electrónica y cómo funciona en Colombia

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¿Qué es la factura electrónica? 

La factura electrónica ganó fuerza y mayor trascendencia desde junio de 2016, desde que la DIAN estableció regulaciones técnicas para su implementación y realizó pruebas pilotos con 59 empresas colombianas. Desde entonces, este método se sigue imponiendo como el documento reemplazante de la factura en papel. Aunque el formato físico sigue siendo de utilidad para ciertos aspectos, el avance de la tecnología ha llegado para potenciar la eficiencia de todas las PyMEs.

¿Es obligatorio realizar factura electrónica?

Todos aquellos que expidan factura electrónica de venta, así como notas débito y crédito de acuerdo con la clasificación de la DIAN, están obligados a emitir factura electrónica.

Obligados a realizar factura electrónica.

De acuerdo con la Resolución 0042 del 05 de mayo de 2020, están obligados a ser facturadores electrónicos quienes cumplan con uno o más de los siguientes requisitos:

 

– Responsables del IVA

Todas las personas naturales o jurídicas que prestan servicios o venden bienes gravados con IVA.

 

– Responsables del Impuesto Nacional al Consumo

Todas las personas naturales o jurídicas que prestan servicios o venden bienes gravados con el impuesto nacional al consumo, como los restaurantes, cafeterías, bares, discotecas, servicios de telefonía móvil, etc.

 

– Ser contribuyente inscrito en el régimen simple de tributación

El régimen simple de tributación está obligado a facturar electrónicamente.

 

– Comerciantes, prestadores de servicios, profesionales independientes, agricultores y ganaderos.

Quienes ejercen estas profesiones y que enajenan bienes o prestan servicios gravados de IVA deberán ser facturadores electrónicos.

Ahora bien, ¿cuáles son aquellas que si están obligadas a facturar electrónicamente?

Factura electrónica: Quienes están obligados a facturar electrónicamente


  • – Personas jurídicas que enajenen bienes y/o servicios. Personas naturales que enajenen bienes y/o servicios con ingresos brutos superiores a 3.500 UVT. 
  •  
  • – Personas naturales contratistas del Estado con ingresos brutos superiores a 4.000 UVT.
  •  
  • – O personas naturales diferentes de minoristas, artesanos, agricultores y ganaderos con ingresos inferiores a 3.500 UVT pero:
    • Con más de un establecimiento de comercio.
    • Explotación de intangibles.
    • Usuarios aduaneros.
    • Consignaciones e inversiones superiores a 3.500 UVT.
  • – Contribuyentes que optaron por el Régimen Simple de Tributación – RST

El proceso de emisión de una factura electrónica es similar al proceso de emisión de una factura de papel, en cuanto a campos requeridos e información necesaria. Sin embargo, en el caso de la factura electrónica, el documento se crea y se envía en su totalidad de manera digital, lo que permite una mejora en cuanto a tiempos, eficiencia y seguridad.

 

La factura electrónica debe ser validada por la DIAN antes de que pueda ser utilizada. La validación es un proceso que garantiza que la factura electrónica es auténtica y que cumple con los requisitos legales.

 

Una vez que ha sido validada, puede ser enviada al cliente. Él puede recibirla por correo electrónico, por mensaje de texto, o a través de una plataforma de facturación electrónica como Siigo o Alegra.

La factura electrónica es un documento legal que tiene el mismo valor que una factura de papel. Puede usarse para deducir impuestos, reclamar reembolsos, y para cualquier otro propósito para el que se emplearía una factura de papel.

Beneficios de la factura electrónica en Colombia

La factura electrónica ofrece una serie de beneficios para las empresas y los clientes en Colombia. Algunos de los beneficios más importantes incluyen:

Es más eficiente

La factura electrónica es más rápida y eficiente que la factura de papel. Se puede enviar y recibir electrónicamente, lo que ahorra tiempo y dinero.

Es más segura

La factura electrónica está protegida contra el fraude y el robo. Se almacena en un formato digital, lo que lo hace más difícil de falsificar o robar.

Mayor sostenibilidad.

La factura electrónica es más ecológica que la factura de papel. Reduce el uso de papel, que es un recurso finito.

Mayor control

La factura electrónica ofrece a las empresas un mayor control sobre sus finanzas. Pueden rastrear sus transacciones electrónicamente y generar informes para analizar sus gastos.

Mejor cumplimiento ante la DIAN

La factura electrónica ayuda a las empresas a cumplir con las regulaciones fiscales. Las facturas electrónicas son validadas por la DIAN, lo que garantiza que cumplen con los requisitos legales.

Cómo realizar una factura electrónica para mi PyME.

La factura electrónica es una metodología que está creciendo en todo el mundo. Cada vez más países están adoptando la factura electrónica como un método de facturación estándar.

En Colombia, como mencionamos anteriormente, la factura electrónica es obligatoria para ciertos tipos de empresas. Sin embargo, es probable que la factura electrónica sea obligatoria para todas las empresas en el futuro.

 

La factura electrónica ofrece una serie de beneficios para las empresas y los clientes. Es más rápida, eficiente, segura, sostenible, y ofrece un mayor control y cumplimiento.

 

Aquí encontrarás cómo hacer una factura electrónica, y cómo implementar esta metodología será un antes y un después en el manejo de las finanzas de tu empresa.

 

En Payana, estamos siempre en busca de educar a quienes llevan adelante un negocio y acercarles lo último en tecnología aplicada a contabilidad, pagos y cobros, gestión de proveedores y nómina.

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