Facturación digital: la DIAN se lo exige a las PyMEs de Colombia.
Desde hace varios meses que la DIAN ha comenzado el proceso de transformación de sus procesos, tanto de ordenamiento de la información como de regulación de facturación de las empresas.
Hace varios años ya, se dictó una normativa que establece que todas las empresas, incluyendo las PyMEs, deben emitir facturas electrónicas a partir del 1 de julio de 2018 y que estas facturas deben cumplir con ciertos requisitos técnicos y formales. Además, todas las empresas deben estar registradas en el Registro Único Tributario (RUT) y cumplir con los requisitos de autenticación y autorización de las facturas electrónicas.
Es importante destacar que las PyMEs también están sujetas a los mismos plazos y sanciones que cualquier otra empresa en caso de incumplimiento de estas normativas.
En este marco, las nuevas regulaciones obligan a las PyME a reportar los eventos de orden contable y financiero. Es decir que cuando las empresas pagan, por ejemplo, a sus proveedores, deben informar las facturas que reciban, acepten o paguen. De no hacerlo, esas facturas no podrán ser descontadas de los gastos, ni ser incluidas en las declaraciones de renta o devoluciones de saldos a favor.
Las cifras marcan que “en Colombia, cada día se tramitan cinco millones de facturas, de las cuales tres millones se pagan a crédito y menos de cinco mil se gestionan a través de plataformas tecnológicas”. Esto marca una oportunidad de crecimiento y agilización de procesos muy grande para las PyMEs, que hoy en día está siendo desaprovechada.
“¿Por qué mantengo métodos analógicos y manuales, siendo estos tan perjudiciales para el funcionamiento general de mi empresa?”, “¿Por dónde puedo comenzar la transformación digital y acelerar mi productividad?”, “¿Cómo cumplo con las demandas de la DIAN?”
Aunque este tipo de preguntas pueden presentarse en la mente de todo encargado o dueño de una organización, tomar acción es lo que más desafíos presenta y puede desconcertar.
Pero solucionarlas está mucho más al alcance de la mano de lo que se cree.
Facturas digitales: Soluciones para que una empresa cumpla las normas de la DIAN
Las nuevas tecnologías y soluciones digitales disponibles hoy en día, que seguirán evolucionando, se presentan como alternativas superadoras a los procesos manuales que llevan adelante miles de empresas en todo el país.
Poniendo como ejemplo los procedimientos necesarios para cumplir con las regulaciones de la DIAN, se pueden destacar algunos puntos principales en los que la tecnología ha llegado para facilitar su cumplimiento.
- Mejora en la precisión de registro contable
Pasar las interminables tareas administrativas a un registro contable digital, permite llevar un seguimiento más preciso y con mayor exactitud de los impuestos pagados y adeudados.
- Facturas digitales para reducir errores
Digitalizar los procesos financieros produce una mayor trazabilidad de datos, es decir seguir la evolución de los mismos en cada una de sus etapas. Esto se traduce en reducir errores y aumentar la confiabilidad de la información contable y financiera de una empresa.
- Facturas electrónicas para más eficiencia
Al demandar la facturación electrónica, la DIAN abre un abanico de posibilidades para las PyMEs de transformar sus operaciones diarias de raíz, hacia maneras más convenientes.
Ahora las empresas tienen la oportunidad de aprovechar herramientas como Siigo o Payana para manejar su contabilidad y gestionar sus operaciones de manera mucho más rápida, además de la posibilidad de vincular softwares entre sí.
La digitalización de pagos ofrece a sus usuarios una gran variedad de beneficios. Ya sea que una empresa esté buscando una forma más segura de realizar sus transacciones, una manera más rápida de pagar sus facturas o simplemente una forma más conveniente de administrar sus finanzas.
DIAN: Su decreto y por qué seguirá impulsando las facturas electrónicas
Hace un tiempo ya, la DIAN lanzó un decreto que remarca todas las regulaciones, alcance y naturalezas de las facturas físicas, y las nuevas obligaciones a la hora de facturar electrónicamente. Sobre todo, hace hincapié en que:
“Todas las facturas electrónicas para su reconocimiento tributario deberán ser validadas previo a su expedición, por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN- o por un proveedor autorizado por ésta.”
Dicho así puede sonar como un proceso arduo y engorroso, sin embargo sólo se necesitan dos herramientas para conseguirlo: Payana y un software contable como Siigo o Alegra.
Finalmente, la DIAN brinda una serie de beneficios que toda empresa que utilice y cumpla con esta nueva metodología, disfrutará:
Beneficios de la facturación electrónica
- La facturación electrónica hace a Colombia competitiva internacionalmente.
Busca que los colombianos accedan a nuevos mercados donde el tema digital es indispensable para realizar transacciones comerciales.
- El exigir recibir Factura Electrónica apoya a la sustentabilidad ambiental del planeta.
- El tener Facturas Electrónicas ayuda a organizar la información del negocio.
Facilita tareas como llevar cuentas, atender garantías, quejas o devoluciones.
- Las facturas digitales ayudan a tomar decisiones estratégicas.
Para las empresas que están incursionando en la digitalización de la información, los datos contables y de las transacciones de mercado serían una herramienta para la toma de decisiones.
- Mejora la relación Empresa – Cliente.
El mundo de la digitalización para las empresas recién está comenzando. Los beneficios y herramientas son infinitas, y por ende también las oportunidades.
